導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

一、 為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、 歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、 檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、 資料的收集與整理

1.

公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.

在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3.

凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。

4.

各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.

檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、 資料的分類與歸檔

1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.

公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、 檔案的借閱

1.

總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2.

因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3.

公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

4.

檔案借閱者必須做到：

① 愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

② 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、 檔案的銷毀

1.

公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2.

當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

3.

凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。

4.

經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

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二、歸檔范圍

公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。>>精彩專題推薦：公司管理制度大全

三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的

四、

七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

3.凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。

4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

七、檔案的借閱

1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。

4.檔案借閱者必須做到：

①愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。

②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。

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【關(guān)鍵詞】社會轉(zhuǎn)型時期；人事檔案管理；制度改革與創(chuàng)新

我國現(xiàn)有的人事檔案管理制度是以政治身份登記、城鄉(xiāng)戶籍以及土地所有制等為代表的社會身份登記制度。然而在當(dāng)前社會轉(zhuǎn)型關(guān)鍵時期，一方面，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作對于個人的信息獲取還做不到“快、精、準(zhǔn)”。另一方面，人才流動的頻率越來越頻繁，事業(yè)機(jī)關(guān)單位引進(jìn)企業(yè)人才致使企業(yè)人才流向事業(yè)機(jī)關(guān)單位的現(xiàn)象越來越多，而現(xiàn)有的人事檔案管理制度限制了人才流動，并出現(xiàn)了擅自建檔、棄檔、扣檔、偽造檔案以及內(nèi)容陳舊單一等現(xiàn)象，不僅影響其作用的發(fā)揮，還影響了人事檔案管理的真實性和權(quán)威性，降低了人事檔案的可信度，不利于我國人力資源管理工作的正常有序進(jìn)行。因此人事檔案管理制度改革勢在必行。

一、當(dāng)前人事檔案管理制度存在的問題

（一）對人事檔案管理的不重視。

人事檔案管理工作反映了一個人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷以及社會活動等各項內(nèi)容的信息材料，均是以個人為單位保存下來的文字、表格以及證件等其他形式的原始資料，它是國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及企事業(yè)等機(jī)構(gòu)考核人才的重要材料之一。人事檔案管理則是按照國家規(guī)定對人事檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔以及管理利用的過程。當(dāng)前很多人對于人事檔案管理的認(rèn)識出現(xiàn)了一些認(rèn)知方面的偏差，從而出現(xiàn)了擅自建檔、棄檔、偽造檔案等現(xiàn)象。另外，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展人口流動的次數(shù)越來越頻繁，這給人事檔案管理工作帶來了很大的難度。

（二）人事檔案的信息化水平低。

在當(dāng)今信息化時代，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到我們生活的各個領(lǐng)域。但是人事檔案信息化建設(shè)的速度非常慢，很多人事檔案依然還是采用過去的紙質(zhì)檔案記錄，只對部分人事檔案實現(xiàn)了電子化管理，對于很多人事檔案的資料檢索、調(diào)閱檔案以及檔案記錄等仍是手工操作，還沒有建立起現(xiàn)代化的人事檔案管理信息資源庫，這在很大程度上導(dǎo)致人事檔案信息的利用率低，沒有發(fā)揮出人事檔案管理應(yīng)有的作用。

二、社會轉(zhuǎn)型時期人事檔案管理制度的改革與創(chuàng)新

（一）創(chuàng)新人事檔案管理制度。

人事檔案管理工作是對一個人的社會活動進(jìn)行真實的記錄，加強(qiáng)人事檔案管理工作是為了更好地維護(hù)事業(yè)單位人才的合法權(quán)益。針對當(dāng)前人們對人事檔案管理工作方面存在的認(rèn)識偏差，人事檔案管理部門必須要加強(qiáng)對人事檔案管理工作的宣傳，提高人們對人事檔案管理的正確認(rèn)識，從而促進(jìn)人事檔案管理資源的收集、保管、開發(fā)以及利用，不斷提高人事檔案管理工作效率以及工作質(zhì)量。其次就是作為人事檔案管理的工作人員，必須要不斷學(xué)習(xí)新知識和新技能，掌握現(xiàn)代化的信息處理手段，為人事檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)。

（二）加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)。

計算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展與普及極大地改變了人們的生活生產(chǎn)方式，將計算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理工作中可以提高人事檔案管理的信息化水平。首先，人事檔案管理單位要積極引進(jìn)掃描儀、復(fù)印機(jī)以及打印機(jī)等相關(guān)的硬件設(shè)備，為人事檔案的數(shù)字化建設(shè)提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)；其次就是要建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，將所有人事檔案資料錄入信息管理系統(tǒng)中，并將這些資料分門別類存儲好，進(jìn)而有利于后期的管理、調(diào)取和利用，不斷提升人事檔案信息的利用率。第三，根據(jù)相關(guān)規(guī)定，國家對于干部人事檔案必審、個人事項報告必核，注重對干部實際工作能力的考察，進(jìn)而全面選擇那些專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)思想過硬的行家，但為了確保人事檔案的真實性和可靠性，人事檔案管理人員必須對所有檔案信息資料進(jìn)行摸底與核實，為國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及企事業(yè)用人單位提供真實可靠的數(shù)據(jù)參考。

（三）將人事檔案管理納入個人信用體系的建設(shè)中。

隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)制度的不斷建立，事業(yè)單位也進(jìn)行了一系列的創(chuàng)新與變革，很多事業(yè)單位開始逐漸市場化。在當(dāng)下社會轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，人事檔案還應(yīng)該與社會主義市場經(jīng)濟(jì)的個人信用體系聯(lián)系起來，將個人身份證明、銀行信用記錄情況、是否涉案等信息真實反映出來，給用人單位提供參考。目前秦皇島市人力資源和社會保障局正在積極探索人社信用體系建設(shè)，將社會流動人員的人事檔案管理納入到社會信用體系中，并制定了《流動人員人事檔案管理服務(wù)中開展社會信用體系建設(shè)試點實施意見》，要求全市人才交流服務(wù)中心，加快信用體系建設(shè)，制定信用信息目錄以保護(hù)個人資料，推廣職業(yè)信用報告以加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)，這對于推動我國個人信用體系建設(shè)以及人事檔案管理改革工作具有重要借鑒意義。

三、結(jié)束語

當(dāng)前我國正處于社會轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，人事檔案管理直接關(guān)系到我國人力資源管理工作。創(chuàng)新人事檔案管理制度、加快數(shù)字化建設(shè)、建立多元化管理模式讓我國人事檔案管理符合經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展要求。

【參考文獻(xiàn)】

[1]曲方.論社會轉(zhuǎn)型時期人事檔案管理制度的改革與創(chuàng)新[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計,2016(26):1546.

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第一章 總則

1.1工程項目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，對工程項目的開展及公司的生產(chǎn)經(jīng)營有著重要作用;為加強(qiáng)工程項目檔案的管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理，結(jié)合施工企業(yè)的實際情況，制定本規(guī)定。

1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設(shè)項目的新建、擴(kuò)建、改建、技術(shù)改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。

1.3項目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則，由項目部統(tǒng)一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，并便于使用。

1.4項目部根據(jù)工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。

第二章 工程檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)

2.1項目部是公司項目工程相關(guān)檔案的統(tǒng)一管理者，負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關(guān)文件;并對工程項目進(jìn)行統(tǒng)一整理造冊。

2.2現(xiàn)場工作組是項目部的下屬部門，受項目部的直接領(lǐng)導(dǎo)，在項目部的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)收集現(xiàn)場施工、工程預(yù)算、工程更改、支付、結(jié)算、決算、驗收等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料的收集、整理;接收、審核施工、監(jiān)理等相關(guān)方移交的資料，并對收到的資料進(jìn)行統(tǒng)一整理。

2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案，并加以分類、整理、管理，并負(fù)責(zé)工程資料的收發(fā)、借閱等工作。

第三章 項目工程檔案管理流程

3.1工程項目檔案是指導(dǎo)工程項目及日后的生產(chǎn)、建設(shè)活動的重要依據(jù)，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責(zé)任;項目部根據(jù)工程特點，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關(guān)人員及職責(zé)。

3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負(fù)責(zé)人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設(shè)計、預(yù)算等相關(guān)資料，從項目施工至竣工驗收階段由現(xiàn)場工作組負(fù)責(zé)檔案的收集。

3.3資料收集人在工程資料收集后根據(jù)項目工程的邏輯性，對工程項目資料進(jìn)行分類整理，對缺少的資料應(yīng)及時收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。

3.4根據(jù)工程項目特性，現(xiàn)場工作人員在適當(dāng)時候?qū)⒐こ藤Y料移交項目部，由項目部，由項目統(tǒng)一整理、登記、編號、組卷。根據(jù)其邏輯順序，分類保存，保存的資料應(yīng)做好標(biāo)識，方便管理查詢。

3.5項目部對移交的資料統(tǒng)一整理后，重要的、日常使用的資料，項目部應(yīng)及時歸檔，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應(yīng)為原件，項目部自留復(fù)印件。

檔案室應(yīng)做好項目部移交資料的登記，并對移交工程資料單獨歸類存放。

3.6檔案室管理人員應(yīng)做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱復(fù)印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應(yīng)做好說明，備注原因。

工程項目檔案借閱后，檔案管理人應(yīng)及時通知借閱人，按期歸還。

第四章 項目工程檔案管理

4.1工程項目文件是在項目工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。

4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監(jiān)理等相關(guān)方應(yīng)主動將相關(guān)資料移交現(xiàn)場工作人員;同時檔案收集人應(yīng)及時收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項目部，由項目部統(tǒng)一整理、分類，在項目工程每環(huán)節(jié)完成后，根據(jù)項目特點，由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。

4.3檔案收集工作的要求

(1)認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理項目檔案的原則;

(2)遵循檔案的自然形成規(guī)律;

(3)保證項目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確;

(4)認(rèn)真審核，未經(jīng)相關(guān)機(jī)構(gòu)審批簽字的要求相關(guān)人及時補齊;

(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。

4.4工程項目資料的收集管理

4.4.1項目部負(fù)責(zé)收集、積累和整理項目前期文件(施工前)以及設(shè)備，工藝和涉外文件;勘察、設(shè)計單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計文件，并按規(guī)定向項目部移交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件(見)。

4.4.2項目施工階段，由承包單位負(fù)責(zé)其項目全部文件的收集、積累、整理，并移交現(xiàn)場工作組;項目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集，積累項目監(jiān)理文件，并提交現(xiàn)場工作組。

4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負(fù)責(zé)項目完工資料的收集、整理，提交現(xiàn)場工作組;現(xiàn)場工作組負(fù)責(zé)竣工驗收階段所有資料的收集、整理。

4.4.4反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)工程項目檔案。

收集范圍包括立項文件、設(shè)計基礎(chǔ)文件、設(shè)計文件、項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設(shè)備文件、涉外文件、竣工驗收文件等。

4.4.5各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。

4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產(chǎn)生部門或單位主動移交相結(jié)合，在資料收集整理過程中，對形成的項目工程文件進(jìn)行鑒別，包括完整性、準(zhǔn)確性鑒別以及審批情況。

4.6項目工程檔案的分類要求

(1)檔案的分類，要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的項目活動的性質(zhì)和特點;

(2)在公司各類工程項目中，同一類工程檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致;

(3)分類層次，類目要簡明，不宜過多過繁;

(4)分類應(yīng)力求按照專業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規(guī)律，保持項目檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，對項目檔案進(jìn)行分門別類的整理，便于保管和利用。

4.7.1工程項目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運行文件及驗收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)，內(nèi)容分別按年度、工程整理。

4.7.2勘察、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計文件，應(yīng)按工程項目整理。

4.7.3施工技術(shù)文件應(yīng)按項目工程的專業(yè)，階段整理;檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。

4.7.4設(shè)備、技術(shù)、工藝、竣工圖、設(shè)計變更、試運行及維護(hù)中形成的文件按工程項目整理。

4.8項目檔案案卷管理

4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備。符合檔案管理要求。

4.8.2基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計)工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。

4.8.3設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料，外購設(shè)備開箱驗收(自制設(shè)備設(shè)計、制造、驗收)、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運行、設(shè)備維護(hù)等排列。

4.8.4項目檔案號，要反映項目檔案系統(tǒng)整理后的客觀秩序，同項目檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致;項目檔案號應(yīng)力求簡明，不要過于復(fù)雜繁瑣。

項目檔案號=分類號+案卷順序號。

4.9工程項目檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數(shù)量、保管期限、變更記載、備注等內(nèi)容。

4.10工程項目資料的更改

4.10.1當(dāng)工程項目文件需要更改時，文件更改人或更改部門通知收集管理人，并說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容。

4.10.2文件更改原則上應(yīng)由原審批人審批或依據(jù)項目管理制度要求進(jìn)行審批，經(jīng)更改審批的文件應(yīng)及時交予檔案收集管理人，收集人交上級管理部門或檔案室，并做好更改備注。

4.11工程項目檔案的借閱

需要臨時借閱文件的人員應(yīng)填寫《工程項目檔案借閱申請表》(見附件)，經(jīng)檔案室相關(guān)人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復(fù)印件，借閱后必須及時歸還，《工程借閱記錄》(見附件)，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說明原因。

4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定而制定，在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出，由檔案室人員在保管期滿后，提出銷毀申請，項目部決定其銷毀與否。

4.13 工程項目合同管理

工程項目合同是工程項目的重要資料，作為項目實施及工程價款支付的依據(jù)，現(xiàn)場工作組、項目部及檔案管理人員應(yīng)作為工程項目管理的重點。

工程項目合同一經(jīng)審批簽訂后，項目部組織相關(guān)人員收集，并移交檔案室，通知做好留底工作。

工程項目發(fā)生變更后，修要更改合同或補充的，項目部應(yīng)在合同修改或補充審批后，通知檔案室，并將新的合同或協(xié)議歸檔。

第五章 附則

5.1 本制度由項目部負(fù)責(zé)解釋。

5.2 本制度由項目部制定、修改，自總裁批準(zhǔn)之日?生效實施。

第一章 總則

1.1工程項目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，對工程項目的開展及公司的生產(chǎn)經(jīng)營有著重要作用;為加強(qiáng)工程項目檔案的管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理，結(jié)合施工企業(yè)的實際情況，制定本規(guī)定。

1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設(shè)項目的新建、擴(kuò)建、改建、技術(shù)改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。

1.3項目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則，由項目部統(tǒng)一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，并便于使用。

1.4項目部根據(jù)工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。

第二章 工程檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)

2.1項目部是公司項目工程相關(guān)檔案的統(tǒng)一管理者，負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關(guān)文件;并對工程項目進(jìn)行統(tǒng)一整理造冊。

2.2現(xiàn)場工作組是項目部的下屬部門，受項目部的直接領(lǐng)導(dǎo)，在項目部的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)收集現(xiàn)場施工、工程預(yù)算、工程更改、支付、結(jié)算、決算、驗收等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料的收集、整理;接收、審核施工、監(jiān)理等相關(guān)方移交的資料，并對收到的資料進(jìn)行統(tǒng)一整理。

2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案，并加以分類、整理、管理，并負(fù)責(zé)工程資料的收發(fā)、借閱等工作。

第三章 項目工程檔案管理流程

3.1工程項目檔案是指導(dǎo)工程項目及日后的生產(chǎn)、建設(shè)活動的重要依據(jù)，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責(zé)任;項目部根據(jù)工程特點，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關(guān)人員及職責(zé)。

3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負(fù)責(zé)人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設(shè)計、預(yù)算等相關(guān)資料，從項目施工至竣工驗收階段由現(xiàn)場工作組負(fù)責(zé)檔案的收集。

3.3資料收集人在工程資料收集后根據(jù)項目工程的邏輯性，對工程項目資料進(jìn)行分類整理，對缺少的資料應(yīng)及時收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。

3.4根據(jù)工程項目特性，現(xiàn)場工作人員在適當(dāng)時候?qū)⒐こ藤Y料移交項目部，由項目部，由項目統(tǒng)一整理、登記、編號、組卷。根據(jù)其邏輯順序，分類保存，保存的資料應(yīng)做好標(biāo)識，方便管理查詢。

3.5項目部對移交的資料統(tǒng)一整理后，重要的、日常使用的資料，項目部應(yīng)及時歸檔，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應(yīng)為原件，項目部自留復(fù)印件。

檔案室應(yīng)做好項目部移交資料的登記，并對移交工程資料單獨歸類存放。

3.6檔案室管理人員應(yīng)做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱復(fù)印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應(yīng)做好說明，備注原因。

工程項目檔案借閱后，檔案管理人應(yīng)及時通知借閱人，按期歸還。

第四章 項目工程檔案管理

4.1工程項目文件是在項目工程建設(shè)過程中形成的各種形式的信息記錄，包括準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。

4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監(jiān)理等相關(guān)方應(yīng)主動將相關(guān)資料移交現(xiàn)場工作人員;同時檔案收集人應(yīng)及時收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項目部，由項目部統(tǒng)一整理、分類，在項目工程每環(huán)節(jié)完成后，根據(jù)項目特點，由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。

4.3檔案收集工作的要求

(1)認(rèn)真貫徹集中統(tǒng)一管理項目檔案的原則;

(2)遵循檔案的自然形成規(guī)律;

(3)保證項目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確;

(4)認(rèn)真審核，未經(jīng)相關(guān)機(jī)構(gòu)審批簽字的要求相關(guān)人及時補齊;

(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。

4.4工程項目資料的收集管理

4.4.1項目部負(fù)責(zé)收集、積累和整理項目前期文件(施工前)以及設(shè)備，工藝和涉外文件;勘察、設(shè)計單位負(fù)責(zé)收集、積累勘察、設(shè)計文件，并按規(guī)定向項目部移交有關(guān)設(shè)計基礎(chǔ)資料和設(shè)計文件(見)。

4.4.2項目施工階段，由承包單位負(fù)責(zé)其項目全部文件的收集、積累、整理，并移交現(xiàn)場工作組;項目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集，積累項目監(jiān)理文件，并提交現(xiàn)場工作組。

4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負(fù)責(zé)項目完工資料的收集、整理，提交現(xiàn)場工作組;現(xiàn)場工作組負(fù)責(zé)竣工驗收階段所有資料的收集、整理。

4.4.4反映與項目有關(guān)的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應(yīng)收集齊全，歸入建設(shè)工程項目檔案。

收集范圍包括立項文件、設(shè)計基礎(chǔ)文件、設(shè)計文件、項目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、工藝設(shè)備文件、涉外文件、竣工驗收文件等。

4.4.5各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。

4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產(chǎn)生部門或單位主動移交相結(jié)合，在資料收集整理過程中，對形成的項目工程文件進(jìn)行鑒別，包括完整性、準(zhǔn)確性鑒別以及審批情況。

4.6項目工程檔案的分類要求

(1)檔案的分類，要符合形成檔案的專業(yè)和形成單位的項目活動的性質(zhì)和特點;

(2)在公司各類工程項目中，同一類工程檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致;

(3)分類層次，類目要簡明，不宜過多過繁;

(4)分類應(yīng)力求按照專業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規(guī)律，保持項目檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，充分利用檔案原有的整理基礎(chǔ)，對項目檔案進(jìn)行分門別類的整理，便于保管和利用。

4.7.1工程項目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運行文件及驗收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)，內(nèi)容分別按年度、工程整理。

4.7.2勘察、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計文件，應(yīng)按工程項目整理。

4.7.3施工技術(shù)文件應(yīng)按項目工程的專業(yè)，階段整理;檢查驗收記錄、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。

4.7.4設(shè)備、技術(shù)、工藝、竣工圖、設(shè)計變更、試運行及維護(hù)中形成的文件按工程項目整理。

4.8項目檔案案卷管理

4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備。符合檔案管理要求。

4.8.2基建類案卷按項目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計(含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計)工程施工、工程監(jiān)理、工程竣工驗收等排列。

4.8.3設(shè)備類案卷按設(shè)備依據(jù)性材料，外購設(shè)備開箱驗收(自制設(shè)備設(shè)計、制造、驗收)、設(shè)備安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備運行、設(shè)備維護(hù)等排列。

4.8.4項目檔案號，要反映項目檔案系統(tǒng)整理后的客觀秩序，同項目檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致;項目檔案號應(yīng)力求簡明，不要過于復(fù)雜繁瑣。

項目檔案號=分類號+案卷順序號。

4.9工程項目檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數(shù)量、保管期限、變更記載、備注等內(nèi)容。

4.10工程項目資料的更改

4.10.1當(dāng)工程項目文件需要更改時，文件更改人或更改部門通知收集管理人，并說明更改的理由依據(jù)和更改內(nèi)容。

4.10.2文件更改原則上應(yīng)由原審批人審批或依據(jù)項目管理制度要求進(jìn)行審批，經(jīng)更改審批的文件應(yīng)及時交予檔案收集管理人，收集人交上級管理部門或檔案室，并做好更改備注。

4.11工程項目檔案的借閱

需要臨時借閱文件的人員應(yīng)填寫《工程項目檔案借閱申請表》(見附件)，經(jīng)檔案室相關(guān)人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復(fù)印件，借閱后必須及時歸還，《工程借閱記錄》(見附件)，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說明原因。

4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定而制定，在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出，由檔案室人員在保管期滿后，提出銷毀申請，項目部決定其銷毀與否。

4.13 工程項目合同管理

工程項目合同是工程項目的重要資料，作為項目實施及工程價款支付的依據(jù)，現(xiàn)場工作組、項目部及檔案管理人員應(yīng)作為工程項目管理的重點。

工程項目合同一經(jīng)審批簽訂后，項目部組織相關(guān)人員收集，并移交檔案室，通知做好留底工作。

工程項目發(fā)生變更后，修要更改合同或補充的，項目部應(yīng)在合同修改或補充審批后，通知檔案室，并將新的合同或協(xié)議歸檔。

第五章 附則

篇5

“制度”是一種行為規(guī)范和辦事規(guī)程，“體系”是各種制度之間存在的相互監(jiān)督、制約與補充的關(guān)系“集合”，體系具有整體性和協(xié)調(diào)性，良好的體系能夠體現(xiàn)出科學(xué)性和合理性。做好管理工作的基礎(chǔ)首先是完善制度體系建設(shè)，檔案管理也當(dāng)如此。檔案是社會活動和經(jīng)濟(jì)活動過程中形成的具有一定保存價值的歷史紀(jì)錄，這些檔案記錄了過去與現(xiàn)在發(fā)生的各種活動、組織機(jī)構(gòu)調(diào)整等信息，成為了為未來各項事業(yè)發(fā)展做出規(guī)劃或進(jìn)行各項決策的依據(jù)，或成為維護(hù)團(tuán)體或個人合法權(quán)益的憑證，所以，檔案是一筆寶貴財富，建立健全檔案管理制度體系，使各類檔案都得到有效保管和利用意義非常重大。但是，在目前的檔案管理制度體系當(dāng)中還存在許多不利于提高檔案管理效率的問題，例如：檔案管理制度的制定僅以檔案管理業(yè)務(wù)的需要為導(dǎo)向，而很少兼顧到與管理制度相關(guān)的各方利益主體的需要，檔案管理理論仍停留在“單位本位”上，而沒有顧及檔案管理的目的與目標(biāo)，沒有樹立起為社會服務(wù)的檔案管理理念；許多檔案管理制度的制定都沒有聽取與檔案管理制度相關(guān)的利益主體的意見與建議。在這種檔案管理理念下制定出的管理制度自然無法滿足社會需求，制定的管理制度也由于缺乏外部約束力而使其執(zhí)行力大打折扣，弱化了檔案制度管理的效力。

二、加強(qiáng)制度體系建設(shè)

構(gòu)建檔案管理制度體系沒有現(xiàn)成模式用來“克隆”，檔案管理制度體系的完善是一個長期的系統(tǒng)工程，需要做出認(rèn)真規(guī)劃。在“向管理要效益”社會發(fā)展背景下，檔案管理效果的評價標(biāo)準(zhǔn)，已不再以上級部門或上級領(lǐng)導(dǎo)的標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，而取決于建立的檔案管理制度能否中符合社會發(fā)展的要求，制度能否得到貫徹落實。當(dāng)代的管理潮流是“創(chuàng)新”，檔案管理的“創(chuàng)新”首先體現(xiàn)在制度體系建設(shè)中的創(chuàng)新。如何實現(xiàn)檔案管理制度體系建設(shè)的“創(chuàng)新”呢？筆者認(rèn)為：第一，從開發(fā)“管理層”入手。檔案產(chǎn)生于各類社會活動和經(jīng)濟(jì)活動，檔案的作用是記載歷史事件，為維護(hù)相關(guān)利益主體的合法權(quán)益提供憑證，所以，檔案也是具有重要價值的無形資產(chǎn)。當(dāng)前，部分檔案管理單位仍缺乏對檔案管理在社會活動與經(jīng)濟(jì)活動中重要性的認(rèn)識，缺乏對提高檔案管理水平的切實舉措，這同與整個社會發(fā)展趨勢及行政體制改革形勢不相適應(yīng)。造成這種現(xiàn)狀的根源，主要是檔案管理部門管理層缺乏重視，所以，提高檔案管理水平首先應(yīng)提高檔案管理層的現(xiàn)代管理意識，樹立檔案管理是服務(wù)社會、提高社會效益管理理念。第二，從管理“規(guī)范化”切入。“10號令”的出臺，為檔案管理制度體系建設(shè)提供了必要的法律依據(jù)。完善檔案管理制度體系建設(shè)，就是要依據(jù)這一法令建立起適應(yīng)社會發(fā)展需要宜的檔案管理規(guī)范。該當(dāng)今強(qiáng)調(diào)了檔案資料收集的重要性，將檔案收集視為檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，沒有完善的檔案收集管理，檔案管理就成了無源之水。所以，對檔案收集管理應(yīng)在檔案管理制度體系中做出明確規(guī)范，使檔案收集管理目標(biāo)落實到實現(xiàn)管理部門和具體負(fù)責(zé)人。第三，從優(yōu)化“檔案員”隊伍抓起。檔案管理制度體系得到切實落實，檔案管理人員作為執(zhí)行者具有關(guān)鍵性作用，檔案管理人員應(yīng)在檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案編研和檔案利用等環(huán)節(jié)認(rèn)真執(zhí)行各項管理制度。同時，要精通檔案專業(yè)知識，提高檔案管理的準(zhǔn)確性與有效性，全面提升檔案管理水平。要做到這一點，檔案管理人員應(yīng)通過學(xué)習(xí)掌握新知識、技術(shù)、以提高自身綜合素質(zhì)。在檔案收集管理中，對各類檔案資料做到認(rèn)真查驗和及時收集，對發(fā)現(xiàn)的檔案信息源認(rèn)真追查，并對收集的檔案資料按所屬類別進(jìn)行歸類整理。在檔案保存管理中，保證檔案資源的安全、完整、并為檔案使用者提供查閱方便，使檔案資源真正發(fā)揮其應(yīng)有的價值。做到以上幾點，才是符合現(xiàn)代檔案管理要求的檔案員。

三、結(jié)語

篇6

2、林改檔案管理工作要按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則。林業(yè)部門在做好區(qū)級林改檔案管理工作的同時，同時對鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、街）林業(yè)站、村集體的林改檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)和驗收。

二、檔案管理人員和職責(zé)

1、檔案工作由xxx同志專人管理。

2、林改檔案管理人員應(yīng)履行下列工作職責(zé):

㈠貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國家有關(guān)方針、政策。

㈡負(fù)責(zé)林改檔案管理制度與工作標(biāo)準(zhǔn)的制定。

㈢負(fù)責(zé)林改文件材料的收集、整理、歸檔、提供利用等日常服務(wù)和檔案管理工作。

三、檔案登記

檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細(xì)分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。

四、材料歸檔和檔案的查閱、移交

1、林改檔案一般按年度歸檔管理，資源調(diào)查、林權(quán)勘驗等圖紙資料，一般應(yīng)裝訂或折疊成冊，林權(quán)登記檔案材料，一般以宗地為單位保管。

2、林改檔案整理后，要統(tǒng)一編制檢索目錄、案卷目錄等，做好科學(xué)保管、存放有序、查找方便。

3、按照行政級別，林業(yè)局、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)、街）林業(yè)站、村集體要分別建檔。區(qū)級林改領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)形成的文件材料，由區(qū)集體林權(quán)制度改革領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔，設(shè)立單獨全宗管理；各鄉(xiāng)鎮(zhèn)形成的林改文件材料由鄉(xiāng)鎮(zhèn)林業(yè)站保管；各村形成的林改文件材料由各村檔案室保管。村民小組應(yīng)確定專門人員對村民小組形成的林改專題材料進(jìn)行保管。

4、所有的林改檔案不得隨意外借，查閱檔案資料，需按有關(guān)查閱規(guī)定辦理，并進(jìn)行登記。在查閱時必須有檔案管理人員在場，并在檔案室內(nèi)查閱，不得翻閱無關(guān)資料。如確需把檔案帶離檔案室或復(fù)印的，應(yīng)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)同意，并辦理好借閱手續(xù)。

5、檔案管理人員對移交的各種林改檔案、資料，要辦好移交、接收手續(xù)。

6、檔案室管理人員因故變動時，應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督下向新的檔案室管理人員辦理移交手續(xù)，并在移交表在簽字。

五、獎勵與處罰

篇7

北京：業(yè)主負(fù)責(zé)制

各建設(shè)單位是重點建設(shè)項目檔案工作的組織中樞，在保證工程建設(shè)檔案管理質(zhì)量方面起著關(guān)鍵作用。為此，北京市檔案局聯(lián)合主管部門在重點建設(shè)項目檔案工作中始終強(qiáng)調(diào)實行業(yè)主負(fù)責(zé)制，以抓建設(shè)單位檔案工作為重心，通過業(yè)主職責(zé)的充分履行，推動該項目檔案管理工作順利開展。在實際工作中，承擔(dān)重點建設(shè)項目業(yè)主單位都能明確機(jī)構(gòu)，配備專職檔案人員，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立各項檔案管理制度，將檔案工作納入工程管理程序，實施合同制管理，并加強(qiáng)對設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位檔案工作的組織、協(xié)調(diào)與管理，使他們能夠明確任務(wù)、分清職責(zé)，做好各自的檔案管理工作，保證了建設(shè)項目檔案管理工作的質(zhì)量。如，北京城建集團(tuán)根據(jù)“建設(shè)工程項目管理規(guī)范”的要求，將工程資料的形成和管理納入ISO質(zhì)量管理體系，對建設(shè)過程中的工程資料實行全過程監(jiān)控。國家體育總局奧建辦將檔案資料的收集歸檔工作納入對總包單位工程進(jìn)度款支付審核范圍，保證歸檔工作與工程進(jìn)度同步進(jìn)行。北京建工集團(tuán)建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，定期對工程項目檔案進(jìn)行檢查。市自來水集團(tuán)將檔案工作納入年終考核，并采取檔案保證金合同管理辦法，保證了竣工檔案的及時接收。北京電力公司以500千伏輸變電工程檔案為重點，探索電子檔案歸檔模式與方式，進(jìn)一步加強(qiáng)項目建設(shè)、管理中形成的電子文件和電子檔案的管理工作。

福建：項目檔案登記制度

隨著重點項目數(shù)量的逐年增加，單從過去的點上指導(dǎo)已很難達(dá)到對全省重點項目檔案的全面監(jiān)控。為了及時掌握項目建設(shè)情況以及檔案工作情況，以便及時跟蹤服務(wù)，福建省每年在省政府頒布重點項目名單后，即主動與重點辦聯(lián)系，按照《國家重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法》和《福建省檔案登記辦法》、《福建省重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法》的要求，下發(fā)重點項目檔案管理登記工作的通知，提出重點項目檔案登記的范圍、時間及具體要求，依法開展重點項目檔案登記工作，并及時對登記工作情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，通過項目檔案登記，使他們基本掌握了個建設(shè)項目的建設(shè)進(jìn)度，形成檔案的管理情況，對明確重點項目檔案工作重點，有針對性地做好各階段監(jiān)督指導(dǎo)和服務(wù)工作，起了很好的作用。各設(shè)區(qū)市檔案局也都能及時對所轄行政區(qū)域內(nèi)的省、市重點建設(shè)項目檔案情況進(jìn)行登記。

重慶軌道公司：“工程檔案技術(shù)交底會”制度

為了保證施工、監(jiān)理單位從一開始就能夠按照國家有關(guān)規(guī)定做好項目檔案工作，重慶軌道公司從輕軌工程開工建設(shè)時起，就堅持實行了“工程檔案技術(shù)交底會”制度，有針對性的對已中標(biāo)合同工程的施工單位、監(jiān)理單位及時進(jìn)行工程檔案技術(shù)交底。通過工程檔案技術(shù)交底會，并形成會議紀(jì)要，使每個參建的施工單位和監(jiān)理單位從工程開工建設(shè)時起，就能夠明確本合同工程對項目檔案有哪些要求，必須采取哪些措施才能保證項目檔案收集齊全、內(nèi)容準(zhǔn)確、整理規(guī)范、按期歸檔和移交；從項目經(jīng)理、技術(shù)總工到質(zhì)檢員、施工員、測量員、內(nèi)業(yè)資料員都能明確自己的職責(zé)。特別是在輕軌工程的重大合同項目的建設(shè)過程中，重慶軌公司還針對項目檔案工作中出現(xiàn)的問題，采取及時召開項目檔案工作協(xié)調(diào)會的方式，對出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，提出整改措施，并對參建各方履行檔案工作職責(zé)提出具體要求。工程檔案技術(shù)交底這一措施的推行，在實際工作中取得了非常顯著的效果，在輕軌項目檔案管理工作中形成了參建各方職責(zé)清楚，溝通及時，工作到位，措施有力的良好工作局面，保證了項目檔案管理工作的有序開展。

中國航天科技集團(tuán)公司：項目檔案信息通報制度

為組織開展好項目檔案工作，航天檔案館加強(qiáng)了組織和管理，加大監(jiān)督指導(dǎo)的力度，實施項目檔案信息通報制度，定期以書面和簡報等形式對各單位項目檔案工作情況進(jìn)行通報，加強(qiáng)各級檔案部門之間、檔案部門與投資部門之間的交流與聯(lián)系，保證有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門能夠及時了解項目檔案工作動態(tài)，支持檔案部門能更好地開展項目檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)工作；

“三三制度”

任何工作能否順利開展和完成的很重要一點在于執(zhí)行。在制定了項目檔案工作方針后，要確保工作的開展和進(jìn)行，必須提出明確的要求和加強(qiáng)措施。為此，航天檔案館從制度、人員、方法等方面提出了加強(qiáng)措施。肖俊主任明確要求項目檔案工作實行實行“三三制度”，即在檢查完成后3個工作日內(nèi)下發(fā)整改意見，整改完成并通過審核后3個工作日內(nèi)下發(fā)檔案驗收結(jié)論。有關(guān)部門要指定1名人員對單位和項目實行責(zé)任制，并負(fù)責(zé)對口單位的項目檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。在進(jìn)行具體項目檢查前，對有關(guān)檢查員集中召開1次情況交流說明會，就項目建設(shè)及項目檔案工作情況和有關(guān)問題進(jìn)行交流和說明。在項目檢查驗收后及時對有關(guān)情況和數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總。

山東：全方位服務(wù)制度

針對重點建設(shè)項目檔案形成周期長，時間跨度大，流動性較強(qiáng)等特點，山東省各級檔案行政管理部門開拓思路、創(chuàng)新方法，運用多種監(jiān)管手段，加強(qiáng)對重點建設(shè)項目檔案的全方位監(jiān)控管理，保證了檔案的收集齊全、整理規(guī)范、移交及時、保管安全。山東省檔案局為加強(qiáng)對省重點建設(shè)項目檔案工作的監(jiān)督掌控，對每個項目單位發(fā)放檔案登記表，要求各項目單位分別于項目開工后6個月內(nèi)、每年度12月底前、檔案預(yù)驗收后1個月內(nèi)填寫有關(guān)檔案登記事項。在項目竣工驗收前對每個項目都組織進(jìn)行檔案專項驗收，按驗收標(biāo)準(zhǔn)逐項打分。濟(jì)南市檔案局對城市建設(shè)項目檔案工作實行跟蹤監(jiān)督指導(dǎo)，自城市建設(shè)指揮部成立起即積極介入，印發(fā)《加強(qiáng)指揮部檔案管理的通知》，明確指揮部應(yīng)歸檔文件材料范圍和歸檔要求，不定期到各指揮部檢查文書檔案收集歸檔情況；對在建項目及時送達(dá)《重點建設(shè)項目檔案管理監(jiān)督通知書》和《濟(jì)南市重點建設(shè)項目檔案管理登記表》，督促各項目單位做好檔案管理。青島市檔案局的做法是首先建立信息提報制度，根據(jù)事前掌握的項目信息提前介入，向項目建設(shè)單位制發(fā)《重點項目檔案管理監(jiān)督通知書》和《青島市重點項目檔案資料管理情況登記表》，各項目單位按要求填報有關(guān)信息，檔案局再將信息輸入重點建設(shè)項目檔案管理數(shù)據(jù)庫中，實行科學(xué)管理；其次是及時跟進(jìn)，加強(qiáng)事中監(jiān)督，把項目檔案管理與檔案目標(biāo)管理認(rèn)定和年度考核相結(jié)合，對檔案管理薄弱的單位實行經(jīng)常性的監(jiān)督指導(dǎo)；最后是參加檔案驗收，把好事后監(jiān)控關(guān)，對在驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題要求項目單位及時整改。其他各市、縣（市、區(qū)）檔案局也都把檔案登記、檔案驗收、積極介入監(jiān)督指導(dǎo)作為監(jiān)管重點建設(shè)項目檔案工作的重要手段。

江蘇潤揚大橋：聲像檔案跟蹤采集制度

江蘇省長江公路大橋建設(shè)指揮部重視工程檔案管理，在潤揚長江公路大橋工程項目（簡稱“潤揚大橋”）工程建設(shè)管理期間，采取有效措施，保證了項目檔案與工程建設(shè)同步推進(jìn)，實現(xiàn)了電子檔案與紙質(zhì)檔案的雙套制歸檔，并形成和完善了聲像檔案跟蹤采集制度。工作中，為形象再現(xiàn)工程建設(shè)全過程，反映工程建設(shè)重點、難點以及運用的新工藝、新技術(shù)、新方法，指揮部聘請南京電影制片廠專門對工程建設(shè)實施跟蹤攝影，制作了多角度反映工程建設(shè)的專題片。聘請南京浩清廣告公司專業(yè)人員跟蹤拍攝工程照片。指揮部還依靠施工、監(jiān)理單位的力量收集施工現(xiàn)場第一手照片，在《潤揚大橋工程項目竣工文件編制辦法》中明確施工、監(jiān)理單位編制聲像檔案的責(zé)任，要求參建單位根據(jù)各自工作職責(zé)和內(nèi)容，拍攝能夠反映工程建設(shè)的圖片，連同竣工文件一并移交，確保了潤揚大橋工程建設(shè)照片檔案的系統(tǒng)與完整。

四川：重點建設(shè)項目單位間協(xié)作和交叉檢查制度

為了貫徹執(zhí)行檔案法及規(guī)范化管理辦法，宣傳貫徹國家有關(guān)經(jīng)濟(jì)科技檔案工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)全省企業(yè)、科技事業(yè)單位檔案的協(xié)作交流，提高全省經(jīng)濟(jì)科技檔案管理水平，四川省檔案局按片區(qū)組建省屬及中央在川企業(yè)、科技事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)科技檔案工作協(xié)作組，建立單位間的協(xié)作和交叉檢查制度。重點建設(shè)項目單位屬于其中的重要組成單位，共十七個組，其中幾個組長單位就是重點建設(shè)項目單位。2006年9月底已完成組建工作，年底全省形成一個較為健全的經(jīng)濟(jì)科技檔案工作網(wǎng)絡(luò)。2007年起將適時開展交叉檢查，已有幾個協(xié)作組將重點建設(shè)項目單位檔案工作納入檢查計劃之中。

重鋼集團(tuán)公司：技改建設(shè)項目檔案三級驗收制度

為了保證項目竣工檔案齊全、完整、準(zhǔn)確，整理符合規(guī)范要求，重鋼集團(tuán)公司堅持實行了技改建設(shè)項目檔案三級驗收制度，即項目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對項目檔案進(jìn)行預(yù)驗收，項目建設(shè)單位負(fù)責(zé)對項目檔案進(jìn)行交工驗收，重鋼集團(tuán)公司（重大建設(shè)項目由市檔案局負(fù)責(zé)）負(fù)責(zé)對項目檔案進(jìn)行專項驗收。通過三級驗收，對工程竣工檔案的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的審查把關(guān)，上一級驗收不合格，不得進(jìn)行下一級驗收，凡檔案驗收不合格，不得進(jìn)行項目竣工驗收。為了確?？⒐n案的質(zhì)量，并按期歸檔，重鋼集團(tuán)公司還實行了嚴(yán)格的竣工檔案審查簽字程序，由施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人、總監(jiān)理工程師、技改處、質(zhì)監(jiān)站、檔案處層層審查合格后，簽署意見，辦理竣工檔案移交手續(xù)，合同預(yù)算處才能辦理工程決算。

湖北：檔案管理納入建設(shè)項目整體竣工驗收制度

湖北省檔案局在對重點建設(shè)項目檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)工作中，十分注重與有關(guān)主管部門的溝通與配合，充分發(fā)揮他們的行政職能作用，建立了將項目檔案管理納入建設(shè)項目整體竣工驗收的制度。省發(fā)改委領(lǐng)導(dǎo)將檔案管理作為工程質(zhì)量的重要內(nèi)容，積極支持、配合檔案行政管理部門加強(qiáng)對重點建設(shè)項目檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)，將檔案行政管理部門作為重點建設(shè)項目整體竣工驗收單位之一參加整體竣工驗收。省發(fā)改委每年及時向檔案行政管理部門通報重點建設(shè)項目名單，有關(guān)職能處室在組織重點建設(shè)項目竣工驗收前，認(rèn)真審查其檔案的管理和驗收情況，并向項目建設(shè)單位提出檔案收集、整理和驗收的要求，較好地保證了重點建設(shè)項目嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定加強(qiáng)項目檔案管理工作。省交通、林業(yè)、水利、電力等重點建設(shè)項目較多的行業(yè)主管部門領(lǐng)導(dǎo)高度重視本系統(tǒng)重點建設(shè)項目檔案管理工作，將檔案質(zhì)量提到與工程質(zhì)量、資金安全同等重要的位置來抓。湖北省水利廳領(lǐng)導(dǎo)對長江堤防工程建設(shè)檔案管理，明確提出要求：要做到“三個一”，即:創(chuàng)一項優(yōu)質(zhì)工程、交一個清白財務(wù)、建一份明白檔案。成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，并建立了分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)、辦公室主任負(fù)全責(zé)、領(lǐng)導(dǎo)小組成員各負(fù)其責(zé)、專兼職檔案人員具體負(fù)責(zé)的檔案工作組織網(wǎng)絡(luò)。領(lǐng)導(dǎo)親自參加項目檔案專項驗收，及時向檔案行政管理部門匯報工程進(jìn)展情況、檔案同步管理情況，有效地保證了檔案行政管理部門對工程檔案監(jiān)管工作的順利進(jìn)行。

遼寧：竣工檔案驗收監(jiān)理制度

要做好重點工程檔案工作，關(guān)鍵之一就是必須有一批業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案監(jiān)理人員，以落實竣工檔案驗收監(jiān)理制度。為此，根據(jù)遼寧省檔案局、省建委、省計委聯(lián)合的《遼寧省基本建設(shè)項目竣工檔案驗收規(guī)范》，他們每3年一次，聯(lián)合舉辦了5期竣工檔案監(jiān)理培訓(xùn)班，邀請國家檔案局、省發(fā)改委、省建委、省經(jīng)貿(mào)委相關(guān)處室的領(lǐng)導(dǎo)和專家授課；請項目檔案工作先進(jìn)單位介紹經(jīng)驗。由省檔案局、省發(fā)改委等單位聯(lián)合聘任“遼寧省重點建設(shè)項目竣工檔案驗收監(jiān)理”，頒發(fā)監(jiān)理證。由省直單位聯(lián)合聘任監(jiān)理，加大了監(jiān)理員在監(jiān)督指導(dǎo)工作中的力度和權(quán)威?？⒐n案驗收監(jiān)理員持證上崗，活躍在全省各個國債建設(shè)項目檔案工作的第一線，為確保全省重點建設(shè)項目檔案完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)作出了重要的貢獻(xiàn)。

江西：竣工檔案專項驗收制度

篇8

1.1人事檔案管理制度不健全

人事檔案是事業(yè)單位檔案的重要組成部分，不僅關(guān)系事業(yè)單位在編人員的信息記錄，而且關(guān)系到上級人事管理部門相關(guān)工作的統(tǒng)籌安排。但是，當(dāng)前事業(yè)單位對人事檔案管理制度不健全，沒能實現(xiàn)全面綜合的有效管理。首先，事業(yè)單位現(xiàn)行人事檔案管理制度集中在檔案存儲方面的管理，沒能圍繞人事檔案全過程制訂完善的管理制度，因此影響了事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)收集的全面性和檔案數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性。其次，目前事業(yè)單位人事檔案的使用制度還十分缺失，存在著重儲存和輕視使用的問題，不僅沒有完善基本的人事檔案資料借閱使用制度，而且導(dǎo)致人事檔案存在著較大的借閱使用風(fēng)險，嚴(yán)重的影響了人事檔案管理效率和質(zhì)量。

1.2人事管理制度執(zhí)行較為困難

目前事業(yè)單位人事檔案管理還處在深化改革期，特別是隨著事業(yè)單位分類改革的不斷深入，上級機(jī)關(guān)對事業(yè)單位的人事檔案管理要求不斷的增多，這不僅增加了事業(yè)單位人事檔案管理的復(fù)雜性，而且影響了事業(yè)單位人事檔案管理制度科學(xué)發(fā)展。首先，事業(yè)單位現(xiàn)行的人事檔案管理制度普遍落后于時代的發(fā)展要求，沒能根據(jù)信息時代的新要求和傳統(tǒng)紙制檔案數(shù)據(jù)缺失的復(fù)雜現(xiàn)實，及時修訂出完善和標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理制度。其次，事業(yè)單位人事檔案不僅關(guān)系到事業(yè)單位職工的職稱評定，而且關(guān)系到工資晉級，職務(wù)升遷，還涉及到醫(yī)保和養(yǎng)老保險、老職工住房補貼調(diào)整等。上級人力資源和社會保障局、社保局、住房公積金中心等不同部門（處室）對基層事業(yè)單位人事檔案都有不同的使用要求和檔案處理要求，這使得基層事業(yè)單位不得不針對多個部門，以及多部門開發(fā)的軟件進(jìn)行檔案整理，實質(zhì)上嚴(yán)重的影響了人事檔案管理質(zhì)量。

1.3與檔案管理制度配套設(shè)施不完善

事業(yè)單位人事檔案的作用日益突顯，不僅現(xiàn)有管理制度和基本規(guī)范存在著缺失，而且現(xiàn)有事業(yè)單位人事檔案管理部門的設(shè)施設(shè)備不能支持制訂的執(zhí)行。首先，事業(yè)單位需要不斷更新退休職工信息，需要根據(jù)實際人事檔案記載來輔助工會、社保等部門按年度要求采集基本的信息，由于現(xiàn)代人口的流動大，傳統(tǒng)的電話聯(lián)系方式已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位的實際需求，先進(jìn)的指紋采集、影像視頻采集設(shè)備還不是人事檔案管理部門的標(biāo)配。其次，目前基層事業(yè)單位的主管局，與事業(yè)單位人事檔案相關(guān)的分管局的各處（室）都開發(fā)出與人事檔案有關(guān)的軟件，有些涉及到事業(yè)單位人事編制的軟件還有相當(dāng)密級，需要運用密鑰進(jìn)行登陸操作，雖然上級機(jī)關(guān)下發(fā)了無線聯(lián)接設(shè)備，但是基層單位仍沒有配備與其專門聯(lián)通的計算機(jī)，以及保證無病毒環(huán)境的專用打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和掃描儀等設(shè)備，這不僅不符合上級有關(guān)人事檔案管理制度的規(guī)定，而且影響了基層事業(yè)單位人事檔案管理制度的落實，存在著較大的安全隱患問題。

2.優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度的方法

2.1提升人事檔案管理人員責(zé)任意識

全面優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度的執(zhí)行水平，需要全面提高事業(yè)單位人事檔案管理人員的責(zé)任意識。首先，要在事業(yè)單位人事檔案管理制度中明確各級相關(guān)人員的責(zé)任，著力加強(qiáng)對事業(yè)單位人事檔案相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、主管責(zé)任、連帶責(zé)任進(jìn)行劃分，加強(qiáng)相關(guān)人員對責(zé)任的認(rèn)識，提升檔案管理人員的責(zé)任意識。其次，組織相關(guān)人員認(rèn)真學(xué)生相關(guān)的法律法規(guī)，特別是要認(rèn)真學(xué)習(xí)各項業(yè)務(wù)操作規(guī)程，要求人事檔案管理人員按照程序進(jìn)行嚴(yán)格操作。

2.2配置人事檔案管理專業(yè)人才

為了全面做好事業(yè)單位人事檔案管理工作，有效落實事業(yè)單位人事檔案管理的制度，還必須配置專業(yè)的人事檔案管理人員，全面提高人事檔案管理人員的履職能力。首先，從事業(yè)單位人事檔案管理的實際需求出發(fā)，盡可能的把懂得相關(guān)專業(yè)知識，有著從事此項工作基本素養(yǎng)的人員配置到具體崗位上來。其次，加強(qiáng)必要的事業(yè)單位人事檔案管理工作的培訓(xùn)，注重從各項業(yè)務(wù)的具體操作流程，以及業(yè)務(wù)辦理和人事檔案管理制度改革的需要角度進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)。

2.3促成人事檔案管理制標(biāo)準(zhǔn)化

為了提高基層事業(yè)單位人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，必須對事業(yè)單位現(xiàn)行人事檔案管理制度進(jìn)行修訂，要在上級機(jī)關(guān)的主持下，保證基層單位執(zhí)行科學(xué)有效的人事檔案管理制度。首先，由省、市相關(guān)部門出臺基層事業(yè)單位人事檔案管理制度的規(guī)范文本，由基層事業(yè)單位按照實際情況進(jìn)行人事檔案管理制度的修訂。其次，上級組織專家按照不同單位情況進(jìn)行管理制度審核，重點找出基層事業(yè)單位人事檔案管理制度存在的漏洞。

2.4提升管理制度履行輔助條件

為了保證事業(yè)單位人事檔案管理制度的順利履行，必須提供必要的支撐條件。首先，針對事業(yè)單位的實際需求，提供制度履行必要的設(shè)施設(shè)備，保證人事檔案管理工作的順利開展。其次，提升人事檔案管理的信息化辦公環(huán)境，建立起現(xiàn)代化的人事檔案使用和借閱信息化系統(tǒng)。第三，進(jìn)行必要的使用密級管理，減少基層單位人事檔案數(shù)據(jù)傳遞管理負(fù)擔(dān)。第四，使基層人事檔案管理人員向數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性方向傾斜，重點做好數(shù)據(jù)收集工作。

優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度，必須從事業(yè)單位人事檔案管理制度執(zhí)行中存在的問題著眼，全面提升事業(yè)單位人事檔案管理的履職能力，減少不必要的工作負(fù)擔(dān)，在優(yōu)化環(huán)境的基礎(chǔ)上實現(xiàn)管理制度的有效落實。

作者:戰(zhàn)揚 單位:黑龍江省三江工程建設(shè)管理局

參考文獻(xiàn)：

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1.高職院校檔案管理目前存在的普遍問題

1.1對檔案工作重視程度不夠

很多高職院校沒有意識到檔案工作是高職院校建設(shè)和發(fā)展的重要組成部分，檔案建設(shè)意識欠缺。一些高職院校的檔案工作仍停留在初級階段，對檔案的收集、整理、存檔程序模糊，甚至有些高職院校根本沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，連兼職檔案管理人員都沒有配置，這些情況在新建和中職轉(zhuǎn)型的高職院校中較為明顯。

1.2缺乏專業(yè)的檔案技術(shù)管理人員

目前，很多高職院校認(rèn)為檔案工作人員可有可無，因此設(shè)置的工作人員往往都是兼職人員，這些兼職人員大部分都為非檔案專業(yè)畢業(yè)，檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力不足。由于對檔案管理工作的不重視，沒有定期讓這些工作人員參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，因而這些工作人員缺少對檔案管理知識系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，也缺少對檔案管理工作的專業(yè)研究，極大地阻礙了高職院校檔案工作的發(fā)展。

1.3檔案收集和存儲不及時

一些高校的檔案工作存在收集和存儲不及時的問題。一些反映學(xué)校發(fā)展變化、教學(xué)、科研、人動的檔案材料未能及時收集、補充和更，這就導(dǎo)致無法準(zhǔn)確反應(yīng)學(xué)校發(fā)展業(yè)績和人員變動情況，對未來的使用查找也存在諸多不便。

1.4檔案管理制度和程序不規(guī)范

高職院校由于某些歷史原因，檔案管理工作普遍還存在制度規(guī)范不健全，程序混亂，管理手段落后等問題。一些學(xué)校檔案利用規(guī)范缺失，檔案管理部門權(quán)責(zé)不清，存在脫節(jié)情況。還存在歸檔材料規(guī)格不統(tǒng)一，紙張不統(tǒng)一，分類和裝訂不統(tǒng)一，不便于整理的問題。

1.5檔案管理程度落后

由于大部分高職院校目前都以實現(xiàn)了信息化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化辦公，雖然檔案管理部門配備了先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備，但是很多高校仍舊將檔案管理工作停留于紙質(zhì)管理層面，沒有進(jìn)行電子文檔和網(wǎng)絡(luò)化管理，從檔案收集、整理到儲存仍然采取紙質(zhì)上交模式，既浪費資源，又影響工作進(jìn)度，現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段沒有被普遍應(yīng)用于檔案管理工作中，這與現(xiàn)代教育事業(yè)的發(fā)展不同步。

2.高職院校檔案管理制度的系統(tǒng)化建設(shè)內(nèi)容

高職院校檔案管理工作要想形成系統(tǒng)化、制度化管理，必須涵蓋全方面的、科學(xué)的、整體性強(qiáng)的制度管理建設(shè)內(nèi)容體系，筆者認(rèn)為，至少包括以下幾方面：

2.1機(jī)構(gòu)設(shè)置

要做好高職院校檔案管理制度的建設(shè)工作，對檔案工作歸屬和管理部門的劃分至少要清晰。目前，較合理的高職院校檔案部門應(yīng)歸屬于校辦或領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的教務(wù)處分管，同時在學(xué)校隸屬教育局辦公室的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查下開展綜合工作。而檔案室，作為處理學(xué)校檔案工作的綜合部門，要負(fù)責(zé)收集、整理、分類、統(tǒng)計、保管、催收、存檔學(xué)校的各級各類檔案和相關(guān)資料，并及時為需要部門提供檔案服務(wù)。

2.2人員配備

檔案室要配備專業(yè)對口、素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的專職檔案人員，如需人員調(diào)動，要按照先配后調(diào)的原則，做好檔案管理的交接工作。檔案管理人員要按照國家對檔案管理工作的方針政策工作，對工作盡職盡責(zé)，學(xué)校對檔案管理人員也要按上級要求定期培訓(xùn)和送出學(xué)習(xí)，并按國家規(guī)定，實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。

2.3硬件條件

各高職院校要設(shè)置室內(nèi)寬敞、門類齊全、高效運轉(zhuǎn)的綜合檔案室用來存放和保管檔案。在此基礎(chǔ)上要加大資金投入力度，將檔案工作經(jīng)費列入學(xué)校預(yù)算，配備必需的計算機(jī)、密集架、檔案柜、復(fù)印機(jī)等管理裝置和設(shè)備并引入檔案管理電子系統(tǒng)。

2.4制度體系

無規(guī)矩不成方圓。在硬件條件配備齊全的基礎(chǔ)上，要加強(qiáng)軟環(huán)境建設(shè)，制定檔案管理制度和使用流程。

（1）建立歸檔制度，要求每個部門定期將每項重要活動整理出完整而系統(tǒng)的文件材料。

（2）學(xué)校檔案室要定期催收各部門具有保存、查考、利用價值的各種門類與載體的文件材料，收集整理后集中存檔。

（3）檔案室按照部門分類實行立卷制度，并排列出目錄并編排張?zhí)栆约皞淇急恚b訂后存檔。存檔后要對所有收集的檔案進(jìn)行分類，排列并編號，以便檢索時便于查找。每年還要定期編寫統(tǒng)一格式的檔案年鑒。

（4）除部門檔案外，個人的教學(xué)、科研獲獎等方面的文件材料如需存檔，須按規(guī)定向檔案部門提交，集中管理。

（5）檔案室每年要定期進(jìn)行檔案的檢查和鑒定工作，對檔案資料進(jìn)行定期檢查，對損壞或字跡不清的檔案，要及時修補，對那些已經(jīng)不具備保存價值的檔案文件要征得領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，及時銷毀。

2.5獎懲措施

要按照十精神要求，建立激勵和約束制度。檔案室及其工作人員也應(yīng)列入各高校獎勵評優(yōu)范圍之內(nèi)，對工作效率高，表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎勵。對違反《中華人民共和國檔案法》的行為和工作表現(xiàn)不佳的檔案管理人員，要及時予以懲處和更換人員。

3.做好電子檔案管理工作是加強(qiáng)高職院校檔案管理制度建設(shè)的有效效措

3.1提高對檔案工作信息化建設(shè)的重視

檔案工作信息化和現(xiàn)代化發(fā)展是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的必然產(chǎn)物。因此，要加大經(jīng)費投入，配備必需的現(xiàn)代化設(shè)備，加快檔案室的數(shù)字化建設(shè)。各高職院校對除紙質(zhì)版以外的其他形式的檔案如照片、視頻等文件都可采用現(xiàn)代信息處理技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化存儲，建立全文數(shù)字庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，以便未來檔案信息的查詢，不斷提高檔案工作的效率和質(zhì)量。

3.2引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)

電子檔案要采取辦公系統(tǒng)傳輸歸檔的辦法，要求檔案管理人員必須具備熟練操作辦公OA軟件的能力，并及時關(guān)注和掌握電子文件的傳輸動態(tài)，避免信息存儲不完整等情況和問題的發(fā)生，加強(qiáng)電子文件歸檔管理。

3.3采取將紙質(zhì)檔案與電子檔案一并歸檔的存檔形式

建議目前高職院校將存檔的OA辦公系統(tǒng)生成的電子文件同時轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案存檔，以加強(qiáng)存檔文件的完整性，避免由于目前電子檔案管理措施不健全所引起的歸檔不完善的問題。除此之外，在轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案的過程中，要增加相關(guān)責(zé)任人簽署意見的環(huán)節(jié)，保證檔案管理過程規(guī)范，權(quán)責(zé)明確，萬無一失。

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1.1文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發(fā)的各種文件、資料。按照分工，公司各類文件資料由辦公室歸口管理。

1. 2公司在工作中形成的具有參考利用價值的各類資料、原始記錄、協(xié)議合同、出版物、各種圖表、照片等以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的事文等都要完整地收集、整理、立卷、保管。由主辦人員上報辦公室審核存檔。

2.1為保證文件及時傳閱，收文后立即將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天（特殊情況例外）。

3.1文件的傳閱與催辦； 閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3．2 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

3.3 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。

3．4文件閱完后，應(yīng)送交辦公室，切忌橫傳。

3.5 辦公室對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。

3. 6 按照閱文范圍，一般由有關(guān)部門組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由辦公室通知閱文。

4． 發(fā)文的管理

4．1 發(fā)文的規(guī)定 ；需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作，需要發(fā)文時由公司統(tǒng)一發(fā)文，辦公室統(tǒng)一承辦，以公司×字×號發(fā)文。

4．2 發(fā)文的范圍

4．2．1 凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。

4．2．2 公司下發(fā)文件主要用于：

① 公布公司規(guī)章制度；收文檢查編號閱批傳閱歸檔公啟文件 上級文件 信封文件 文號 編號文件處理傳閱單主管領(lǐng)導(dǎo)審閱承辦部門閱辦批示擬辦意見 簽名收回保管

② 轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件；

③ 公布公司體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項；

④ 公布公司的經(jīng)營管理。

⑤ 有關(guān)獎懲決定和通報；

⑥ 其他有關(guān)公司的重大事項。

4．2．3 公司上行文、外發(fā)文主要用于：

① 對上級機(jī)關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

② 同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司經(jīng)營管理等事宜。

5.收文管理；

5.1收到上級文件需認(rèn)真填寫收文登記表，清晰填記收件時間、收件人、發(fā)文單位、發(fā)文文號等內(nèi)容。

5.2收文后按照要求傳達(dá)到相應(yīng)級別人員，有具體承辦內(nèi)容的要落實具體單位具體承辦人。

5.3文件傳閱后，原件及時交辦公室整理歸檔。

6文件的立卷與歸檔

6．1 文件的歸檔范圍 ；文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔：

① 上級機(jī)關(guān)來文，包括上級對公司報告、申請的批復(fù)；

② 公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等；

③參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發(fā)言材 料等；

④上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進(jìn)行匯報的提綱和材料；

⑤ 公司向上級請求批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。

6．2 立卷要求

6．2.1 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

6．2．2 立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

6．2．3 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

6．2．4 上年度形成的文件材料，要求在下年度3月份以前整理完。列好立卷清單一式兩份。（辦公室一份、檔案室一份）

7． 文件的銷毀