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主要供制作公文索引和電子計(jì)算機(jī)檢索之用。中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》第八條和《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第十條第十二項(xiàng)都明確指出，主題詞又叫關(guān)鍵詞。指公文中代表其內(nèi)容特征的最能說明問題的起關(guān)鍵作用的詞。主題詞是辦公現(xiàn)代化的產(chǎn)物。上報(bào)的公文，應(yīng)按照上級(jí)要求和公文主題詞表的規(guī)定標(biāo)注主題詞。因此，任何單位在上報(bào)公文時(shí)，除了參照自身的公文主題詞表外，更要按照上級(jí)機(jī)關(guān)的主題詞表來進(jìn)行標(biāo)注；如是下發(fā)公文，還得使用自身的主題詞表。

一份公文除類別詞外，從數(shù)量上來看。最多不超過5個(gè)主題詞。以《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》為例，選用主題詞的原則和方法是從“類別詞”類屬詞”從內(nèi)容到形式。國(guó)務(wù)院公文主題詞表》把“詞表分為三個(gè)層次。第一層是對(duì)主題詞區(qū)域的分類，如‘綜合經(jīng)濟(jì)’財(cái)政、金融’類等。第二層是類別詞，即對(duì)主題詞的具體分類，如‘工交、能源、郵電’類中的工業(yè)’交通’能源’和‘郵電’等。從這個(gè)意義上看，類別詞有點(diǎn)兒類似于公文內(nèi)容所在行業(yè)劃分。國(guó)務(wù)院公文主題詞表》中的主題詞主表》第一層劃分有綜合經(jīng)濟(jì)，工交、能源、郵電，旅游、城鄉(xiāng)建設(shè)、環(huán)保、農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利、氣象等13類。第二層是對(duì)13類中每一類的具體分類。如農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利、氣象這一類下就具體地分為農(nóng)業(yè)、林業(yè)、水利、氣象四個(gè)小類。要給自己撰擬的公文標(biāo)引主題詞，首先就要找到公文所在第一、二層中的行業(yè)”主題詞。如某市婦聯(lián)撰擬一份通報(bào)，要標(biāo)注主題詞，首先就要在主題詞表中找到第一層分類所在綜合黨團(tuán)”這一層分類只起引導(dǎo)作用，要選用的主題詞還在下面)然后再在下面找到第二層所在黨派團(tuán)體”這就是類別詞，也是這份公文中要標(biāo)注的第一個(gè)主題詞。接著我黨派團(tuán)體”下找出與公文主題相符的婦女”兒童”這就是類屬詞”也是這份公文中要標(biāo)注的第二、第三個(gè)主題詞。再如《國(guó)務(wù)院關(guān)于<國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法>通知》其主題詞的類別詞是文秘工作”第一層分類是秘書、行政”類屬詞”文秘工作”下的公文”類屬詞一般就在類別詞(第二層)下。能夠概括反映公文主題概念的詞。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于<國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法>通知》標(biāo)注的第二個(gè)主題詞是公文”這個(gè)主題詞就在文秘工作”下附的主題詞表內(nèi)。類屬詞也可以在其他類別詞下選用或“根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引”如《國(guó)務(wù)院關(guān)于加強(qiáng)水土保持工作的通知》標(biāo)引的類別詞是農(nóng)業(yè)”類屬詞卻是水利”這個(gè)類別詞下選用的國(guó)務(wù)院關(guān)于“九五”期間深化科技技術(shù)體制改革的決定》類別詞是科技”但類屬詞“體制”卻在民政、勞動(dòng)人事”下的機(jī)構(gòu)”這個(gè)類別詞下面，改革”綜合經(jīng)濟(jì)”下的經(jīng)濟(jì)管理”這個(gè)類別詞下面。

可選擇被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、文件的文種。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于<國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法>通知》其主題詞是文秘工作公文辦法”標(biāo)注的就是被文件的文種“辦法”而不是文件的文種“通知”如果想要完整反映文件的形式，如果只選擇一個(gè)主題詞來標(biāo)文種。也可將前后兩個(gè)文種同時(shí)標(biāo)注；但如果是用“通知”轉(zhuǎn)發(fā)“通知”為避免文種上的重疊，只標(biāo)一個(gè)“通知”即可。

可先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，如果一份文件有兩個(gè)以上的主題內(nèi)容。再對(duì)第二個(gè)主體內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于在若干城市試行國(guó)有企業(yè)兼并破產(chǎn)和職工再就業(yè)有關(guān)問題的通知》便先標(biāo)了反映第一個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“經(jīng)濟(jì)管理”再在這個(gè)類別詞下找到類屬詞“企業(yè)”破產(chǎn)”然后標(biāo)了反映第二個(gè)主題內(nèi)容的類別詞“勞動(dòng)”再在勞動(dòng)”這個(gè)類別詞后找到就業(yè)”這個(gè)類屬詞。

可以在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引。同時(shí)將能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的詞標(biāo)在類別詞的后面，當(dāng)詞表找不出準(zhǔn)確反映文件主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)又怎么辦呢？這時(shí)。并在該詞后面加“葒”以便區(qū)別。

標(biāo)注類屬詞難度最大。首先要求標(biāo)注者必須了解公文的主題內(nèi)容，相對(duì)來說。確定主題概念。其次還要熟悉主題詞表的內(nèi)容并通過查閱主題詞表，將詞表中能夠準(zhǔn)確反映主題概念的主題詞挑選出來進(jìn)行標(biāo)注。

一是因?yàn)樗鼣?shù)量多。國(guó)務(wù)院公文主題詞表》第一層僅分了15類，說它難。但屬于類屬詞的主題詞就有1049個(gè)。其次是找到類別詞后，并不是每種類別詞后都能找到相應(yīng)的類屬詞，有些還要到其他類別詞下去找，就如前面提到國(guó)務(wù)院關(guān)于“九五”期間深化科學(xué)技術(shù)體制改革的決定》一樣。因此我前面說“要熟悉主題詞表的內(nèi)容”

因?yàn)樗褪窃摴牡奈姆N，公文中標(biāo)注的最后一個(gè)(或兩個(gè))主題詞(也即“形式”此前的都屬“內(nèi)容”最好找。而且就在公文的標(biāo)題上。如《國(guó)務(wù)院關(guān)于成立國(guó)務(wù)院西部地區(qū)開發(fā)領(lǐng)導(dǎo)小組的決定》標(biāo)題中的決定”既是該公文的文種，也是該公文要標(biāo)注的最后一個(gè)主題詞。

主題詞中的文種，值得注意的批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、文件時(shí)。標(biāo)批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、文件的文種，還是標(biāo)被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、文件的文種呢？