【內(nèi)容提要】本文在對(duì)國(guó)際電子文件管理代表性研究項(xiàng)目進(jìn)行綜合分析的基礎(chǔ)上，從電子文件管理的頂層設(shè)計(jì)、管理理念、保管模式、管理走向、保證電子文件證據(jù)價(jià)值的關(guān)鍵、電子文件管理問(wèn)題的解決之道等方面，總結(jié)了國(guó)際電子文件管理的研究熱點(diǎn)及其給我們的啟示。希望借鑒國(guó)際同行的成功經(jīng)驗(yàn)，推進(jìn)我國(guó)電子文件管理的進(jìn)程。

【關(guān)鍵詞】電子文件管理/國(guó)際電子文件管理/研究熱點(diǎn)

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，世界各國(guó)比以往任何時(shí)候都面臨著電子文件的共同挑戰(zhàn)，建立在信息技術(shù)應(yīng)用平臺(tái)上的電子文件管理理念、方法、技術(shù)、模式等更具趨同性。因此，聚焦電子文件管理前沿，借鑒國(guó)際同行的成功經(jīng)驗(yàn)，有助于推進(jìn)我國(guó)電子文件管理的進(jìn)程。

國(guó)際上有關(guān)電子文件管理的研究已經(jīng)達(dá)到相當(dāng)?shù)膹V度和深度，據(jù)筆者不完全統(tǒng)計(jì)，世界主要國(guó)家、地區(qū)和相關(guān)機(jī)構(gòu)的代表性研究項(xiàng)目的主要內(nèi)容如下頁(yè)表所示。

這些電子文件項(xiàng)目研究周期長(zhǎng)、涉及問(wèn)題多、參與機(jī)構(gòu)廣，形成的研究報(bào)告、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、工作手冊(cè)往往多達(dá)數(shù)十頁(yè)乃至百余頁(yè)，在理論與實(shí)踐方面取得了可喜的進(jìn)展，在電子文件的管理思想與管理模式、管理方法與技術(shù)、管理標(biāo)準(zhǔn)及其應(yīng)用等方面都積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。其中最值得關(guān)注的項(xiàng)目包括：國(guó)際檔案理事會(huì)出版的《電子文件管理工作手冊(cè)》、美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理署的電子文件檔案館項(xiàng)目(ERA)、澳大利亞的電子文件管理戰(zhàn)略及元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)(VERS)、歐盟的電子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥倫比亞大學(xué)的電子信息系統(tǒng)中文件真實(shí)性的永久保護(hù)國(guó)際研究項(xiàng)目(InterPARES)以及ISO關(guān)于文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等。經(jīng)過(guò)分析，可以看出國(guó)際電子文件管理的研究熱點(diǎn)及其給我們的啟示主要集中在以下幾個(gè)方面：

一、電子文件管理的頂層設(shè)計(jì)——國(guó)家戰(zhàn)略的提出

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，世界各國(guó)比以往任何時(shí)候都面臨著電子文件的共同挑戰(zhàn)，建立在信息技術(shù)應(yīng)用平臺(tái)上的電子文件管理理念、方法、技術(shù)、模式等更具趨同性。因此，聚焦電子文件管理前沿，借鑒國(guó)際同行的成功經(jīng)驗(yàn)，有助于推進(jìn)我國(guó)電子文件管理的進(jìn)程。

國(guó)際上有關(guān)電子文件管理的研究已經(jīng)達(dá)到相當(dāng)?shù)膹V度和深度，據(jù)筆者不完全統(tǒng)計(jì)，世界主要國(guó)家、地區(qū)和相關(guān)機(jī)構(gòu)的代表性研究項(xiàng)目的主要內(nèi)容如下頁(yè)表所示。

這些電子文件項(xiàng)目研究周期長(zhǎng)、涉及問(wèn)題多、參與機(jī)構(gòu)廣，形成的研究報(bào)告、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、工作手冊(cè)往往多達(dá)數(shù)十頁(yè)乃至百余頁(yè)，在理論與實(shí)踐方面取得了可喜的進(jìn)展，在電子文件的管理思想與管理模式、管理方法與技術(shù)、管理標(biāo)準(zhǔn)及其應(yīng)用等方面都積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。其中最值得關(guān)注的項(xiàng)目包括：國(guó)際檔案理事會(huì)出版的《電子文件管理工作手冊(cè)》、美國(guó)國(guó)家檔案與文件管理署的電子文件檔案館項(xiàng)目(ERA)、澳大利亞的電子文件管理戰(zhàn)略及元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)(VERS)、歐盟的電子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥倫比亞大學(xué)的電子信息系統(tǒng)中文件真實(shí)性的永久保護(hù)國(guó)際研究項(xiàng)目(InterPARES)以及ISO關(guān)于文件管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等。經(jīng)過(guò)分析，可以看出國(guó)際電子文件管理的研究熱點(diǎn)及其給我們的啟示主要集中在以下幾個(gè)方面：

一、電子文件管理的頂層設(shè)計(jì)——國(guó)家戰(zhàn)略的提出

西方發(fā)達(dá)國(guó)家在多年電子文件管理實(shí)踐和理論研究的基礎(chǔ)上，不約而同地提出了電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略問(wèn)題，認(rèn)為戰(zhàn)略研究是解決電子文件管理問(wèn)題的前提條件。國(guó)際檔案理事會(huì)2005年出版的《電子文件管理工作手冊(cè)》中明確提出要“從戰(zhàn)略角度影響電子文件管理實(shí)踐”；加拿大國(guó)家圖書檔案館于2006年提出了“加拿大數(shù)字信息戰(zhàn)略”；2005年美國(guó)的ERA項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在向國(guó)家數(shù)字戰(zhàn)略咨詢部匯報(bào)時(shí)，指出該項(xiàng)目正是基于“要為聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的電子文件管理提供政策、戰(zhàn)略、指導(dǎo)和工具”；澳大利亞、英國(guó)、丹麥等國(guó)家也先后將電子文件管理作為信息時(shí)代政府治理與政府責(zé)任的重要內(nèi)容，納入國(guó)家電子政務(wù)建設(shè)之中，并開(kāi)展了電子文件管理戰(zhàn)略研究項(xiàng)目。由此可見(jiàn)，國(guó)際電子文件管理研究發(fā)生了戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，開(kāi)始由機(jī)構(gòu)層面向國(guó)家層面轉(zhuǎn)變。以頂層設(shè)計(jì)帶動(dòng)整體規(guī)劃，以國(guó)家戰(zhàn)略帶動(dòng)全面發(fā)展，將是今后電子文件管理的趨勢(shì)。

2006年5月中國(guó)人民大學(xué)的馮惠玲教授在“2006中國(guó)信息資源管理論壇”上首次提出“全面制定和實(shí)施我國(guó)電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略”，標(biāo)志著我國(guó)的電子文件管理走上了頂層設(shè)計(jì)、全面規(guī)劃和集中控制的軌道。2006年9月，國(guó)信辦推廣應(yīng)用組副組長(zhǎng)趙小凡在談到未來(lái)15年國(guó)家信息化戰(zhàn)略時(shí)說(shuō)：“十一五是一個(gè)信息化發(fā)展的轉(zhuǎn)折點(diǎn)，我們國(guó)家的信息化已經(jīng)從戰(zhàn)術(shù)轉(zhuǎn)為戰(zhàn)略?！笨梢?jiàn)“電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略”的提出與我國(guó)信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型也是完全一致的。實(shí)施電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略就是從國(guó)家層面進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃和集中管理，從方針政策、體制、管理制度體系、項(xiàng)目保障措施等各個(gè)層次制定電子文件管理戰(zhàn)略的基本框架，從根本上提高國(guó)家對(duì)電子文件信息資源的實(shí)際控制力和對(duì)電子文件管理的調(diào)控能力，從而確保這部分國(guó)家信息資源的現(xiàn)實(shí)安全和長(zhǎng)久真實(shí)。電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略的提出使我國(guó)電子文件管理研究與國(guó)際接軌，對(duì)于避免現(xiàn)行分散管理狀態(tài)下潛在的風(fēng)險(xiǎn)，從根本上控制各機(jī)構(gòu)（地區(qū)）電子文件管理低水平重復(fù)現(xiàn)象，大幅提高研發(fā)效益有著重要意義。

一、電子文件的特點(diǎn)

1、操作方便，簡(jiǎn)單易行，自動(dòng)分類組合，便于管理。傳統(tǒng)的檔案管理模式是，檔案由文書處理部門立卷，檔案業(yè)務(wù)部門接收，文件一年一歸檔。傳統(tǒng)的檔案管理十分注重檔案的整理分類。因?yàn)槭鞘止z索，需要整理清楚，分類精細(xì)，將每份文件歸人相應(yīng)的類別和合適的案卷，便于日后檢索。分類和組卷花費(fèi)了檔案人員大量的時(shí)間和精力。在計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)中，文件與檔案的界限已不復(fù)存在。文書處理人員、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員共享一個(gè)辦公信息管理系統(tǒng)，電子文件一旦形成，可以馬上儲(chǔ)存，隨時(shí)歸檔。有關(guān)部門既可以將應(yīng)歸檔的電子文件的最終版本經(jīng)過(guò)整理，按檔案部門歸檔，也可將在日常工作中形成的各種文件材料直接通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)隨時(shí)傳輸?shù)綑n案部門，檔案部門再根據(jù)歸檔的要求，及時(shí)將有保存價(jià)值的電子文件信息下載或刻錄到光盤等載體上記錄下來(lái)，轉(zhuǎn)化為電子檔案。

2、容量大，何種小，節(jié)省庫(kù)房存儲(chǔ)空間。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需龐大的庫(kù)房和裝具來(lái)進(jìn)行存放和保管，而電子文件載體所容納的信息量是紙質(zhì)檔案所無(wú)法比擬的。在保管上，它可以大大節(jié)省檔案裝具和庫(kù)房空間，降低保管成本。

3、檢索快捷，提高檔案利用率。利用者要借閱紙質(zhì)檔案，必須到檔案室或檔案館辦理借閱手續(xù)，借閱后如需復(fù)制檔案，還需辦理審批手續(xù)。在辦公造化系統(tǒng)中，儲(chǔ)存電子文件的信息數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案部門與辦公業(yè)務(wù)部門共享的，用戶可通過(guò)辦公室的電腦在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查找并選擇檔案信息，并可方便地復(fù)制存儲(chǔ)方便快捷。

二、電子文件對(duì)檔案管理的影響

電子文件能在通信網(wǎng)絡(luò)上迅速地進(jìn)行傳遞；它的利用不受時(shí)間和距離的影響，可共享，但它不再具有紙質(zhì)文件的直觀性，需要借助計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備才能閱讀、處理，并且它的保管上對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等要求也很高，使其在諸多方面對(duì)檔案管理產(chǎn)生了影響。

[論文關(guān)鍵詞]電子政務(wù)電子文件管理原則管理方法

[論文摘要]該文闡述電子政務(wù)環(huán)境下管理電子文件的原則，并從保證公文的真實(shí)性、完整性、可讀性和安全性出發(fā)，提出對(duì)電子文件實(shí)施科學(xué)管理的具體措施和技術(shù)手段。

電子政務(wù)是指運(yùn)用信息及通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破行政機(jī)關(guān)的組織界限，優(yōu)化政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程，形成新的政府管理形態(tài)，實(shí)現(xiàn)政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性互動(dòng)。電子政務(wù)系統(tǒng)實(shí)質(zhì)上是政府辦公自動(dòng)化在范圍和功能方面的延伸，從內(nèi)部辦公延伸到對(duì)外服務(wù)，它是面向社會(huì)的政府辦公自動(dòng)化。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，公文的起草、審核、簽署、以及收文辦理等，都是在電子政務(wù)的操作平臺(tái)中進(jìn)行。這些在電子政務(wù)系統(tǒng)中運(yùn)行的公文，是機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔和管理。但由于這些公文是通過(guò)電子政務(wù)公文處理平臺(tái)產(chǎn)生的，它的特點(diǎn)決定了其歸檔和管理的方式并不能簡(jiǎn)單套用紙質(zhì)文件的歸檔和管理方法，而應(yīng)將電子文件的管理功能嵌入電子政務(wù)系統(tǒng)之中，實(shí)行文檔一體化管理與全過(guò)程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可讀性和安全性。

傳統(tǒng)的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨(dú)立的管理流程，兩個(gè)管理流程執(zhí)行各自主管機(jī)關(guān)制定的制度和標(biāo)準(zhǔn)，并且兩個(gè)流程之間是通過(guò)文件實(shí)體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運(yùn)行規(guī)律，采取統(tǒng)一、嚴(yán)密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統(tǒng)文件和檔案管理相比較，最大的區(qū)別是通過(guò)對(duì)文件和檔案管理流程的重組，達(dá)到兩者在管理上的無(wú)縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機(jī)構(gòu)因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復(fù)性作業(yè)。

1電子文件管理的原則

1.1“前端控制”原則

[論文關(guān)鍵詞]電子政務(wù)電子文件管理原則管理方法

[論文摘要]該文闡述電子政務(wù)環(huán)境下管理電子文件的原則，并從保證公文的真實(shí)性、完整性、可讀性和安全性出發(fā)，提出對(duì)電子文件實(shí)施科學(xué)管理的具體措施和技術(shù)手段。

電子政務(wù)是指運(yùn)用信息及通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破行政機(jī)關(guān)的組織界限，優(yōu)化政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程，形成新的政府管理形態(tài)，實(shí)現(xiàn)政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性互動(dòng)。電子政務(wù)系統(tǒng)實(shí)質(zhì)上是政府辦公自動(dòng)化在范圍和功能方面的延伸，從內(nèi)部辦公延伸到對(duì)外服務(wù)，它是面向社會(huì)的政府辦公自動(dòng)化。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，公文的起草、審核、簽署、以及收文辦理等，都是在電子政務(wù)的操作平臺(tái)中進(jìn)行。這些在電子政務(wù)系統(tǒng)中運(yùn)行的公文，是機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔和管理。但由于這些公文是通過(guò)電子政務(wù)公文處理平臺(tái)產(chǎn)生的，它的特點(diǎn)決定了其歸檔和管理的方式并不能簡(jiǎn)單套用紙質(zhì)文件的歸檔和管理方法，而應(yīng)將電子文件的管理功能嵌入電子政務(wù)系統(tǒng)之中，實(shí)行文檔一體化管理與全過(guò)程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可讀性和安全性。

傳統(tǒng)的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨(dú)立的管理流程，兩個(gè)管理流程執(zhí)行各自主管機(jī)關(guān)制定的制度和標(biāo)準(zhǔn)，并且兩個(gè)流程之間是通過(guò)文件實(shí)體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運(yùn)行規(guī)律，采取統(tǒng)一、嚴(yán)密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統(tǒng)文件和檔案管理相比較，最大的區(qū)別是通過(guò)對(duì)文件和檔案管理流程的重組，達(dá)到兩者在管理上的無(wú)縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機(jī)構(gòu)因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復(fù)性作業(yè)。

1電子文件管理的原則

1.1“前端控制”原則

[論文關(guān)鍵詞]電子政務(wù)電子文件管理原則管理方法

[論文摘要]該文闡述電子政務(wù)環(huán)境下管理電子文件的原則，并從保證公文的真實(shí)性、完整性、可讀性和安全性出發(fā)，提出對(duì)電子文件實(shí)施科學(xué)管理的具體措施和技術(shù)手段。

電子政務(wù)是指運(yùn)用信息及通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)打破行政機(jī)關(guān)的組織界限，優(yōu)化政府組織結(jié)構(gòu)和工作流程，形成新的政府管理形態(tài)，實(shí)現(xiàn)政府、非政府組織、企業(yè)和公民之間的良性互動(dòng)。電子政務(wù)系統(tǒng)實(shí)質(zhì)上是政府辦公自動(dòng)化在范圍和功能方面的延伸，從內(nèi)部辦公延伸到對(duì)外服務(wù)，它是面向社會(huì)的政府辦公自動(dòng)化。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，公文的起草、審核、簽署、以及收文辦理等，都是在電子政務(wù)的操作平臺(tái)中進(jìn)行。這些在電子政務(wù)系統(tǒng)中運(yùn)行的公文，是機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的歷史記錄，所以必須按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔和管理。但由于這些公文是通過(guò)電子政務(wù)公文處理平臺(tái)產(chǎn)生的，它的特點(diǎn)決定了其歸檔和管理的方式并不能簡(jiǎn)單套用紙質(zhì)文件的歸檔和管理方法，而應(yīng)將電子文件的管理功能嵌入電子政務(wù)系統(tǒng)之中，實(shí)行文檔一體化管理與全過(guò)程管理等方式，并采取多種措施，以確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可讀性和安全性。

傳統(tǒng)的文件與檔案管理，它們各自具有一套獨(dú)立的管理流程，兩個(gè)管理流程執(zhí)行各自主管機(jī)關(guān)制定的制度和標(biāo)準(zhǔn)，并且兩個(gè)流程之間是通過(guò)文件實(shí)體的交接而銜接的。而文檔一體化管理是按照文件生成與運(yùn)行規(guī)律，采取統(tǒng)一、嚴(yán)密的手段，高效地組織與管理文件。文檔一體化管理與傳統(tǒng)文件和檔案管理相比較，最大的區(qū)別是通過(guò)對(duì)文件和檔案管理流程的重組，達(dá)到兩者在管理上的無(wú)縫化和程序上的一體化，從而最大限度地消除組織機(jī)構(gòu)因素造成的兩者在銜接上的真空地帶和減少重復(fù)性作業(yè)。

1電子文件管理的原則

1.1“前端控制”原則

本文通過(guò)對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化宏觀結(jié)構(gòu)和多維分面化宏觀架構(gòu)理論及分面架構(gòu)本質(zhì)的研究，從而看出分面化宏觀架構(gòu)具有特有的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而得出分面方法對(duì)指導(dǎo)電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化方面具有深刻意義，值得我們研究。

電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)分面化的基本概念

電子文件管理元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)分為宏觀結(jié)構(gòu)和微觀結(jié)構(gòu)，所謂宏觀結(jié)構(gòu)就是電子文件管理元數(shù)據(jù)頂層框架的架構(gòu)，而微觀結(jié)構(gòu)是指電子文件管理元數(shù)據(jù)元素的構(gòu)成。本文主要研究的是電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)的分面化問(wèn)題。

所謂“分面”，是指可以表征一類事物某一方面屬性的一組簡(jiǎn)單概念元素。對(duì)于同一類事物，可以用多種屬性作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，形成多個(gè)面——分解[1]。在所形成的多個(gè)分面之間，是相互獨(dú)立并行的，因此各分面內(nèi)的元素就可以進(jìn)行組合——組配。這種組配由于有“多個(gè)面”參與，所以可以多維地、全面地揭示事物的屬性；由于參與的“多個(gè)面”是組配的，所以又可以靈活地、方便地揭示事物的屬性。

而所謂的“分面化”，則是指從系統(tǒng)角度出發(fā)，運(yùn)用分解和組配的方法建立電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)的架構(gòu)過(guò)程。分面化往往是相對(duì)于單一線型化而言的。由于在電子文件管理元數(shù)據(jù)的宏觀結(jié)構(gòu)的架構(gòu)上存在著多維分面化架構(gòu)與單一線型化的架構(gòu)，而且，在時(shí)間上，單一線型化的架構(gòu)產(chǎn)生于多維分面化的架構(gòu)之前，所以，研究電子文件管理元數(shù)據(jù)宏觀結(jié)構(gòu)的多維分面化，首先應(yīng)該研究電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化的架構(gòu)。

電子文件管理元數(shù)據(jù)單一線型化架構(gòu)的分析

摘要：近年來(lái)，我國(guó)電子文件中心建設(shè)研究如火如荼，各種觀點(diǎn)紛呈，本文僅就電子文件中心建設(shè)的誕生背景、歸屬問(wèn)題、角色功能、建設(shè)模式等四個(gè)核心問(wèn)題的研究成果進(jìn)行綜述。

關(guān)鍵詞：電子文件中心；誕生背景；歸屬問(wèn)題；角色功能；建設(shè)模式；綜述

我國(guó)對(duì)“電子文件中心”的研究起步較晚，直到2004年姚磊在《圖書情報(bào)知識(shí)》上發(fā)表《試論電子政務(wù)環(huán)境下電子文件中心的結(jié)構(gòu)、原則和角色》一文，才揭開(kāi)了電子文件中心研究的序幕。筆者在“中國(guó)知識(shí)資源總庫(kù)——CNKI系列數(shù)據(jù)庫(kù)”中，共檢索到2004年～2010年題名中含“電子文件中心”的文獻(xiàn)58篇（檢索日期為2010年12月6日）。文獻(xiàn)涉及電子文件中心建設(shè)各個(gè)方面，本文只對(duì)其誕生背景、歸屬問(wèn)題、角色功能、建設(shè)模式等四方面的核心問(wèn)題進(jìn)行綜述，以期引起研究的深入。

1誕生背景研究

關(guān)注“電子文件中心”誕生背景的研究，實(shí)際決定著對(duì)電子文件中心建設(shè)歸屬問(wèn)題、角色功能、建設(shè)模式等核心問(wèn)題的定位。目前的主要觀點(diǎn)有：

1.1社會(huì)信息化大發(fā)展說(shuō)。邱曉威認(rèn)為，電子文件中心建設(shè)有著較深刻的社會(huì)需求背景，我國(guó)信息化建設(shè)和體制改革的大環(huán)境就是電子文件中心建設(shè)需求的大背景。[1]丁梅在論述電子文件中心建設(shè)之必要性時(shí)也指出，電子文件中心建設(shè)是國(guó)家和社會(huì)信息化發(fā)展的要求。[2]

摘要：電子計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用．給檔案工作者提出了新問(wèn)題：如何建立一個(gè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子文件管理相適應(yīng)．并與之同步發(fā)展的電子文件管理體系?筆者認(rèn)為．要實(shí)現(xiàn)時(shí)電子文件的科學(xué)管理．必須做好以下幾方面工作：首先是提高電子文件管理意識(shí)．其次是加強(qiáng)制度建設(shè)．三是做好電子文件的收集．四是把好電子文件的簽定、歸檔關(guān)，五是加強(qiáng)電子文件的管理和安全防護(hù)工作．六是加強(qiáng)對(duì)電子文件的電子檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)．提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。只有這樣，才能較好地解決我院多個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)無(wú)法鏈接．不能兼容．多數(shù)職能科室只是使用計(jì)算機(jī)單機(jī)辦公．時(shí)所形成的電子文件未能進(jìn)行統(tǒng)一管理等問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；電子文件；管理

電子計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用．促進(jìn)了辦公自動(dòng)化的迅速發(fā)展．隨之產(chǎn)生的電子文件與傳統(tǒng)紙介質(zhì)文件匯集成浩大的信息流．成為社會(huì)改革與發(fā)展的寶貴資源。同時(shí)，也給檔案工作者提出了新問(wèn)題：如何建立一個(gè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子文件管理相適應(yīng)．并與之同步發(fā)展的電子文件管理體系?

以我院為例．在辦公自動(dòng)化方面起步雖然較晚．但逐步實(shí)行和全面鋪開(kāi)辦公自動(dòng)化是必然趨勢(shì)?，F(xiàn)階段我院只部分使用各主管部門設(shè)計(jì)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，多個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)無(wú)法鏈接，也不能兼容；多數(shù)職能科室只是使用計(jì)算機(jī)單機(jī)辦公．對(duì)所形成的電子文件未進(jìn)行統(tǒng)一管理，主要存在以下問(wèn)題。

1對(duì)電子文件的重要性認(rèn)識(shí)不足，未對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔及統(tǒng)一管理

電子文件是近幾年才出現(xiàn)的新生事物，對(duì)它的意義和作用，人們還未充分認(rèn)識(shí)，沒(méi)能引起足夠的重視。

摘要:以常州市、南京市、丹陽(yáng)市、安徽省、蕪湖市電子文件中心為研究對(duì)象,從電子文件中心產(chǎn)生的緣由、職能職責(zé)、系統(tǒng)功能、人員概況、經(jīng)費(fèi)來(lái)源、管理規(guī)章、安全與災(zāi)備、運(yùn)行情況及發(fā)展態(tài)勢(shì)等九個(gè)方面,對(duì)蘇南模式與安徽模式的電子文件中心作了詳細(xì)的比照研究,最后,得出了二者的區(qū)別及聯(lián)系,指出了二者的發(fā)展前景。

關(guān)鍵詞:電子文件中心;蘇南模式;安徽模式;比較研究

2007年4月26日-27日,國(guó)家檔案局分別在常州和合肥召開(kāi)了全國(guó)電子文件中心建設(shè)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)。會(huì)上,有兩種模式的電子文件中心特別引人注目。一種是蘇南模式,另一種便是安徽模式。這兩種模式的電子文件中心僅是有地域上的區(qū)別,還是有質(zhì)的不同?它們的前景又怎樣?為摸個(gè)水落石出,本項(xiàng)目組選取適當(dāng)?shù)难芯繉?duì)象,對(duì)之開(kāi)展了文獻(xiàn)調(diào)研和實(shí)地調(diào)研,在此基礎(chǔ)上進(jìn)行了較為全面的比較分析職稱論文。

1研究對(duì)象的選擇

對(duì)蘇南模式的電子文件中心,本項(xiàng)目組選取了常州、南京、丹陽(yáng)三家作為研究對(duì)象。常州市電子文件中心是我國(guó)第一家電子文件中心,地處“蘇錫?！苯?jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)。南京是江蘇省會(huì)城市,丹陽(yáng)是鎮(zhèn)江市下轄的縣級(jí)市。這三地的選擇,基本能代表蘇南五市各級(jí)別的電子文件中心。對(duì)安徽模式的電子文件中心,本項(xiàng)目組選取了安徽省電子文件中心和蕪湖市電子文件中心。安徽省電子文件中心是國(guó)家檔案局關(guān)于電子文件中心項(xiàng)目的試點(diǎn)單位,蕪湖市電子文件中心是安徽省電子文件中心的試點(diǎn)單位。這些研究對(duì)象的選擇是具有典型性和代表性的。

2比較分析