一、精細化管理的內(nèi)涵、特征與方法

1.精細化管理的內(nèi)涵

精細化管理是一種全新的管理理念，其秉承“精、準、細、嚴”的管理原則?！熬笔侵缸鼍?，求精，追求最佳、最優(yōu)；“準”是指準確、準時；“細”是指做細，具體是把工作做細，管理做細，流程管細；“嚴”是指執(zhí)行，主要體現(xiàn)在對管理制度和流程的執(zhí)行與控制上。

2.精細化管理的特征

由以上對精細化管理的內(nèi)涵分析得知，精細化管理這種管理理念的特征就是“五重”，即重細節(jié)、重過程、重落實、重質(zhì)量和重效果。其重視對一件事務(wù)的專注和精益求精。

3.精細化管理的方法

摘要：在事業(yè)單位內(nèi)部對檔案管理開展精細化管理對事業(yè)單位的發(fā)展有著非常重要的意義。因此，本文針對檔案管理中開展精細化管理做出了進一步探究，對精細化管理的主要特征以及方法、當前事業(yè)單位檔案管理中存在的主要問題、在事業(yè)單位檔案的管理中開展精細化管理的途徑給出了詳細的分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;精細化;檔案服務(wù);體制

在現(xiàn)代化的管理當中越來越注重精細化的管理模式，其作為一種全新的管理理念，涵蓋了求精、準確、細致以及嚴謹?shù)脑瓌t。簡單來說便是要把工作做仔細，細致對流程等進行管理，嚴格遵守相應(yīng)的章程和制度。

一、精細化管理的主要特征以及方法

1.精細管理存在的特征。精細化管理的主要內(nèi)涵便是要細致進行工作，細致對流程進行管理，并嚴格遵守相應(yīng)的規(guī)章制度。通過對內(nèi)涵的分析可知，該項管理的方式存在的主要的特征為重視細節(jié)、重視過程、重視落實、重視質(zhì)量以及最終的結(jié)果，這樣的特征導(dǎo)致了應(yīng)用該項管理方式對事物進行管理，可以做到非常專注，實現(xiàn)精益求精。2.精細化管理的方法。精細化管理為一種全新的管理技術(shù)以及理念，遵守非常系統(tǒng)的管理原則，可以應(yīng)用非常多的管理手段，把事務(wù)當中存在的不同單元進行有序的組織，將復(fù)雜的流程進行簡化，并使之流程化，實現(xiàn)更高效的管理效果。

二、當前事業(yè)單位檔案管理中存在的主要問題

摘要：經(jīng)過多年的努力，內(nèi)蒙古地質(zhì)檔案管理服務(wù)信息化建設(shè)取得了重要成果，在大數(shù)據(jù)時代下，內(nèi)蒙古自治區(qū)結(jié)合自身實際，開展地質(zhì)檔案精細化管理服務(wù)信息化建設(shè)，打破傳統(tǒng)管理模式，地質(zhì)檔案按照文件級進行信息化管理服務(wù)，滿足新一代信息技術(shù)條件下地質(zhì)檔案管理服務(wù)要求。

關(guān)鍵詞：地質(zhì)資料；精細化；文件級管理；元數(shù)據(jù)自動提取

1.引言

近年來，物聯(lián)網(wǎng)、移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)深刻地影響著科技和產(chǎn)業(yè)界，也對我們?nèi)粘Ｉa(chǎn)生活產(chǎn)生了重大的轉(zhuǎn)變。物聯(lián)網(wǎng)和移動互聯(lián)網(wǎng)是新一代信息的基礎(chǔ)；云計算為大數(shù)據(jù)存儲、處理提供依托；大數(shù)據(jù)是人工智能的基礎(chǔ)，為人工智能決策提供數(shù)據(jù)支持。大數(shù)據(jù)在新一代信息技術(shù)中顯得尤為重要。美國將大數(shù)據(jù)看作是“未來的石油”，政府投資巨資啟動大數(shù)據(jù)研究和發(fā)展計劃，并將這一計劃上升到了國家高度[1]；歐盟非常重視數(shù)據(jù)開放，由于數(shù)據(jù)資源全面開放，每年會給歐盟帶來400億歐元經(jīng)濟增長，歐盟認為大數(shù)據(jù)是促進經(jīng)濟增長的重要動力[2]。內(nèi)蒙古自治區(qū)把大數(shù)據(jù)、云計算產(chǎn)業(yè)作為培育戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)的主攻方向、作為經(jīng)濟社會發(fā)展的新引擎，制定出臺《內(nèi)蒙古國家大數(shù)據(jù)綜合試驗區(qū)建設(shè)實施方案》和《內(nèi)蒙古自治區(qū)促進大數(shù)據(jù)發(fā)展應(yīng)用的若干政策》，決心把內(nèi)蒙古建設(shè)成為“中國北方大數(shù)據(jù)中心、絲綢之路數(shù)據(jù)港、數(shù)據(jù)政府先試區(qū)、產(chǎn)業(yè)融合發(fā)展引導(dǎo)區(qū)、世界級大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)基地”[3]。地質(zhì)工作是內(nèi)蒙古經(jīng)濟社會的先行性、基礎(chǔ)性工作，涉及各行各業(yè)，關(guān)系到國計民生。地質(zhì)檔案資料是地質(zhì)工作最直接的成果，由此形成地質(zhì)資料信息產(chǎn)品有各種文本、圖表、聲像、實物、數(shù)字代碼等形式資料和數(shù)據(jù)，這些資料和數(shù)據(jù)是內(nèi)蒙古大數(shù)據(jù)重要組成部分。傳統(tǒng)方式采用中國科技檔案通用的案卷級方式保存地質(zhì)資料，這種保存方式中的案卷級目錄無法詳細地顯示每件資料包含具體信息，使得精準信息難以獲取。為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代下地質(zhì)檔案信息管理服務(wù)要求[4-7]，提升地質(zhì)檔案精細化管理服務(wù)，內(nèi)蒙古自治區(qū)國土資源信息院在財政經(jīng)費的支持下，進行了地質(zhì)檔案管理服務(wù)精細化建設(shè)，其主要目標為：按照大數(shù)據(jù)技術(shù)規(guī)范，匯聚地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)，初步建成內(nèi)蒙古自治區(qū)地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)中心，在完善“地質(zhì)檔案管理與服務(wù)系統(tǒng)”的基礎(chǔ)上，按照精細化管理服務(wù)要求，開發(fā)文件級地質(zhì)檔案管理與服務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)地質(zhì)檔案信息按照細粒度（文件級）進行存儲、管理、服務(wù)，即實現(xiàn)地質(zhì)檔案按照文件級目錄、單個電子文件、段落進行管理服務(wù)；實現(xiàn)關(guān)聯(lián)地質(zhì)檔案智能匯聚、提取、挖掘等應(yīng)用。

2.系統(tǒng)設(shè)計

2.1內(nèi)蒙古地質(zhì)檔案管理服務(wù)信息化現(xiàn)狀分析。經(jīng)過多年的努力，內(nèi)蒙古地質(zhì)檔案管理服務(wù)信息化建設(shè)取得了重要成果，為自治區(qū)社會、經(jīng)濟發(fā)展提供了大量基礎(chǔ)性信息產(chǎn)品。利用電子閱覽室，實現(xiàn)了地質(zhì)檔案到館“一站式”服務(wù)；利用地質(zhì)檔案信息共享服務(wù)平臺，實現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)在線服務(wù)；利用微信公眾號等新媒體工具，拓寬服務(wù)渠道；利用自身地質(zhì)檔案信息庫優(yōu)勢，積極開展各項專題服務(wù)。面向政府部門、基層地勘單位、礦業(yè)權(quán)人以及生產(chǎn)和科研機構(gòu)等部門，積極提供地質(zhì)檔案多元化服務(wù)，同時為國家生態(tài)文明建設(shè)和自治區(qū)重大項目提供綠色通道服務(wù)，地質(zhì)檔案管理和服務(wù)能力逐年提高[8-14]。2.2系統(tǒng)建設(shè)總體規(guī)劃。系統(tǒng)建設(shè)按照先進性原則、實用性原則、標準化原則、安全可靠性原則、可擴展性原則進行系統(tǒng)設(shè)計。系統(tǒng)建設(shè)采用大數(shù)據(jù)技術(shù)平臺、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、數(shù)據(jù)訪問技術(shù)、微服務(wù)軟件開發(fā)技術(shù)；按照國家標準、行業(yè)標準以及地方性實施細則和規(guī)范進行，系統(tǒng)設(shè)計遵循統(tǒng)一的信息編碼、規(guī)范；系統(tǒng)設(shè)計時充分考慮了與已有地質(zhì)檔案管理與服務(wù)系統(tǒng)整合，并為今后的功能擴充預(yù)留必要的軟件接口，系統(tǒng)框架見圖1。基礎(chǔ)設(shè)施層主要包括網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)存儲、服務(wù)器等硬件設(shè)備，同時還包括支撐這些硬件設(shè)備運行的操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件等軟設(shè)施；數(shù)據(jù)源層主要為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)包括地質(zhì)檔案案卷級目錄庫（成果資料目錄數(shù)據(jù)庫、原始資料目錄庫、實物資料目錄庫、涉密信息庫等）和文件級元數(shù)據(jù)；非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)有地質(zhì)報告和圖件等，通過數(shù)據(jù)采集、整理、清洗、轉(zhuǎn)換、裝載等過程，將多元、異構(gòu)、分布的數(shù)據(jù)最終形成一個一體化大數(shù)據(jù)；計算層主要是大數(shù)據(jù)技術(shù)平臺，主要包括分布式文件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)庫倉庫、計算框架、流計算框架、數(shù)據(jù)挖掘等；業(yè)務(wù)組件和數(shù)據(jù)訪問層采用微服務(wù)技術(shù)為應(yīng)用平臺提供數(shù)據(jù)安全傳輸、緩存訪問、檢索、用戶管理、日志管理、可視化等。應(yīng)用平臺是此次建設(shè)重點，在原有地質(zhì)檔案管理與服務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)地質(zhì)檔案精細化管理服務(wù)升級，增加文件級管理服務(wù)信息化建設(shè)，完善電子閱覽室系統(tǒng)和共享服務(wù)系統(tǒng)。在已有的基礎(chǔ)上，按照“總體規(guī)劃，分步實施”的原則進行信息化建設(shè)，具體為：適應(yīng)地質(zhì)大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展要求，研究建立精細化地質(zhì)檔案管理元數(shù)據(jù)模型；按照該模型規(guī)范和要求，完成全館八十多萬件地質(zhì)檔案文件級元數(shù)據(jù)著錄；開發(fā)文件級管理與服務(wù)系統(tǒng)；升級數(shù)據(jù)庫，完善地質(zhì)檔案管理與服務(wù)系統(tǒng)；實現(xiàn)地質(zhì)檔案向智能化服務(wù)轉(zhuǎn)變，在地質(zhì)檔案精細化管理服務(wù)基礎(chǔ)上，融入人工智能，實現(xiàn)地質(zhì)檔案正文報告按章節(jié)進行搜索，并且能夠按用戶需要內(nèi)容進行重新組合，實現(xiàn)地質(zhì)檔案知識服務(wù)。2.3系統(tǒng)建設(shè)關(guān)鍵技術(shù)。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，除了需要解決大數(shù)據(jù)應(yīng)用中的關(guān)鍵技術(shù)外，更需要解決地質(zhì)檔案精細化管理服務(wù)中的關(guān)鍵技術(shù)。由于不同時期地質(zhì)檔案數(shù)據(jù)的管理軟件和保管格式也隨著采用軟件不同而格式不一致。綜合利用圖文數(shù)字化目錄文件、電子文件登記表、地質(zhì)檔案歸檔匯交信息系統(tǒng)(ED-Maker)軟件中XML格式文件、案卷級目錄數(shù)據(jù)庫FoxPro等信息，實現(xiàn)地質(zhì)檔案文件元數(shù)據(jù)自動提取，自動提取的數(shù)據(jù)為：檔號、題名、編著者、文件名稱、中文名稱、文件后綴、文件類型、文件路徑、文件大小、比例尺、密級、密級來源、館藏機構(gòu)、資料分類、數(shù)字資源類型、語種、起始經(jīng)度、起始緯度、終止經(jīng)度、終止緯度等。自動提取的這些信息與文件級的文字報告和圖件進行關(guān)聯(lián)。互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，需要解決地質(zhì)檔案正文報告和圖件傳輸慢的問題。正文報告?zhèn)鬏斨胁捎谩肮羌芊ā?，先傳輸?shù)刭|(zhì)檔案文件級元數(shù)據(jù)、章節(jié)目錄等信息，然后按需傳輸對應(yīng)章節(jié)數(shù)據(jù)，這樣能夠大大提高傳輸效率，減少等待時間，通過這種技術(shù)，可以把正文報告、附圖、附表、附件等信息組織在一起，形成整冊閱讀；圖件傳輸中采用“瓦片法”，把圖件按照“金字塔”規(guī)則切成“瓦片”，在瀏覽器端按需進行調(diào)度，通過這種方法，圖形操作平滑，用戶體驗較好。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，資料檢索采用基于地質(zhì)領(lǐng)域本體，構(gòu)建基于知識的檢索技術(shù)[15]。其組成包括中英文分詞、推理引擎、組成新的查詢條件、返回結(jié)果等部分。推理引擎結(jié)合領(lǐng)域本體，根據(jù)本體上位詞、下位詞、相關(guān)詞、實例詞等進行語義推理，推理后形成新的查詢條件，然后從結(jié)構(gòu)化或非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)中進行檢索，并返回結(jié)果。

摘要：高校占據(jù)教育領(lǐng)域的重要部分，在當前教學(xué)設(shè)施和教育理念不斷完善的背景之下，高校在管理的過程中也越發(fā)精細化。尤其是在對人事檔案進行管理的過程中，其中包括履歷、學(xué)歷、品德等多個方面，蘊含著很多個人信息庫、文件資料。在對高校人事檔案進行管理的過程中可以讓領(lǐng)導(dǎo)更好地了解教職工的實際情況，開展有針對性的人力資源配置。與此同時，也能夠為高校的發(fā)展提供寶貴的資料，促進師資隊伍建設(shè)完善。在當前對高校人事檔案管理的過程中，所使用的方法不夠科學(xué)。因此，在管理的過程中仍然存在很多問題，難以促進管理工作的高效落實，影響到人事檔案價值的發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；精細化；管理

高校人事檔案是高校中的重要信息，對高校人力資源管理以及長遠發(fā)展意義重大。在當前互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的背景下，如何對高校人事檔案進行精細化管理，已經(jīng)成為各大高校關(guān)注的重要內(nèi)容。通過開展人事檔案精細化管理，能夠提升人事檔案管理的科學(xué)性，推動整體管理質(zhì)量的提升。本文主要分析高校人事檔案管理現(xiàn)狀，論述精細化管理的重要意義，并提出具體的措施。

一、高校人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理人員素質(zhì)不高

在當前高校發(fā)展的過程中，很多學(xué)校并沒有針對性地設(shè)置專門的檔案管理人員。在檔案管理工作開展的過程中，只有管理人員和教師代管，他們的專業(yè)不相符合，這就導(dǎo)致在實際檔案管理工作開展的過程中由于疏忽和不專業(yè)導(dǎo)致出現(xiàn)很多問題。而且在檔案管理的過程中需要的是信息處理的人才，這對于高校在選擇檔案管理人才的過程中存在難處。對此，要想實現(xiàn)檔案精細化管理，就應(yīng)當引進高層次的管理人員。雖然當前高校引進了很多先進的設(shè)備，但是沒有高素質(zhì)人才管理，不能充分發(fā)揮他們的優(yōu)勢。也就表明，在檔案管理的過程中始終存在漏洞。與此同時，很多管理人員對工作的熱情不是很高，不重視檔案管理工作的開展，因此也影響到管理的真實性和專業(yè)性。［1］

［摘要］檔案管理是高校日常管理工作的重要組成部分，檔案作為一種有價值的文檔資料，通過加強信息化建設(shè)和實施精細化管理，還能夠進一步挖掘檔案的潛在價值，為地方高校開展教育教學(xué)工作提供必要的支持。本文首先分析了當前形勢下地方高校檔案精細化管理和信息化建設(shè)的重要意義，進而根據(jù)檔案管理工作中存在的實際問題，就檔案如何實現(xiàn)優(yōu)化管理和信息化發(fā)展展開了簡要分析。

［關(guān)鍵詞］地方高校；檔案管理；精細化；信息化建設(shè)

1信息時代地方高校檔案的特點

1.1數(shù)量多，增長速度快。隨著地方高校辦學(xué)規(guī)模的擴大和生源數(shù)量的增加，學(xué)校日常運營中產(chǎn)生的各類文件資料也在不斷增多。這些文件資料不僅包含許多紙質(zhì)文檔，而且也涉及許多電子資料，以視頻、圖片等形式存在。經(jīng)過初步篩選后，其中具有一定價值的文件資料被保存下來，經(jīng)過專業(yè)的分類、編輯和整理后，形成檔案。在信息化時代，電子檔案的數(shù)量呈現(xiàn)出爆發(fā)式增長，也給地方高校檔案管理帶來了新的壓力。1.2多元異構(gòu)。學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)業(yè)務(wù)側(cè)重點不同、開發(fā)工具不同、開發(fā)人員不同、采用數(shù)據(jù)庫類型不同、上線時間不同，直接導(dǎo)致在此過程中各系統(tǒng)間產(chǎn)生的數(shù)據(jù)多樣性增加，同時數(shù)據(jù)不可避免地分布在不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、不同的數(shù)據(jù)庫中。由此可見，在信息時代高速發(fā)展的今天，數(shù)字資源將廣泛存在于諸多不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，作為眾多業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)終點的檔案數(shù)據(jù)勢必會帶有明顯的異構(gòu)性，呈現(xiàn)出結(jié)構(gòu)化信息、半結(jié)構(gòu)化信息和非結(jié)構(gòu)化信息融合的態(tài)勢，形成分布廣泛的大量異構(gòu)數(shù)據(jù)。1.3真實可靠。在信息時代，數(shù)據(jù)來源變得龐雜，對于學(xué)校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的過程數(shù)據(jù)及結(jié)果數(shù)據(jù)，利用者更需要精確的信息來源，而并非在眾多龐雜的數(shù)據(jù)中尋求自己的需求數(shù)據(jù)。檔案信息資源建設(shè)就是一個將眾多龐雜的數(shù)據(jù)按照一定的規(guī)則、格式進行組合，是對原始數(shù)據(jù)進行保存，同時也對原始數(shù)據(jù)重新整合，當使用者根據(jù)外部環(huán)境選擇數(shù)據(jù)時，可精確地鎖定所需檔案信息。因此，在信息時代，檔案數(shù)據(jù)必將得到廣泛關(guān)注，因為它“是一種最真實、最可靠、最具權(quán)威性與憑證性的原生信息資源”。

2檔案精細化管理和信息化建設(shè)的必要性

高等教育的迅猛發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的持續(xù)革新，高校檔案工作的內(nèi)容、要求和任務(wù)發(fā)生了巨大的變化。原有粗淺的管理理念、粗放的管理模式和落后的管理技術(shù)，已經(jīng)難以滿足師生和社會對高校檔案的需求。高校檔案引入精細化管理，有利于高校檔案工作促改革、創(chuàng)品質(zhì)、惠師生、助發(fā)展。一方面，高校檔案精細化管理能將復(fù)雜的工作簡單化，把簡單的工作流程化，把流程化的工作定量化，把定量的工作信息化，使高校檔案工作更加高效。另一方面，高校檔案精細化管理將從思想意識、管理制度、工作執(zhí)行和結(jié)果考核等方面入手，增強高校檔案工作人員的責(zé)任和規(guī)則意識，努力“生產(chǎn)”高品質(zhì)的檔案。此外，近年來地方高校之間的競爭也日趨激烈，通過充分發(fā)揮檔案的參考和利用價值，還可以幫助學(xué)校在加強師資隊伍建設(shè)、吸引高質(zhì)量生源等方面做好準備，在一定程度上也為提升地方高校核心競爭力奠定了基礎(chǔ)。

近年來，隨著經(jīng)濟水平的提高，醫(yī)療條件也不斷得到改善，醫(yī)院中的醫(yī)療技術(shù)條件以及管理水平得到不斷的提升。檔案管理作為醫(yī)院管理中的重要組成部分，其管理質(zhì)量直接影響著醫(yī)院各項工作的開展，因此，應(yīng)該采用科學(xué)的管理方法來對檔案進行管理，提高管理效率，降低管理成本，減少管理工作中出錯的概率。

1醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

就目前而言，醫(yī)院檔案管理工作中主要存在以下兩個問題：①管理制度不夠完善：管理制度不夠完善是我國很多醫(yī)院普遍存在的問題，尤其是中小型醫(yī)院。相關(guān)管理條例的缺失直接導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理水平的下降，從而導(dǎo)致重要文件的缺失，并且會影響醫(yī)院相關(guān)工作的高效開展。例如，若醫(yī)護人員不能及時找到重要的研究資料，就會導(dǎo)致工作效率的降低。②管理模式較為粗放：由于醫(yī)院管理人員對于檔案管理工作的忽略，導(dǎo)致醫(yī)院中檔案管理工作水平較低，沒有統(tǒng)一的管理標準，并且沒有科學(xué)的管理方法、管理模式，因此造成了管理效率低下、檔案內(nèi)容混亂，為醫(yī)院檔案的歸檔和查閱增加了一定的難度。同時，醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的低下也會影響到整個醫(yī)院管理水平。

2“精細化管理”與“加減乘除法”的含義

2.1精細化管理

精細化管理是管理學(xué)中一個常見的概念，指通過落實管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，來實現(xiàn)管理工作的高效性。精細化管理的本質(zhì)是將管理目標進行分解和細化，使之落實到每一個工作人員的身上，從而實現(xiàn)管理的有效性[1]。精細化管理方法最先應(yīng)用于企業(yè)管理中，但隨著市場經(jīng)濟社會的發(fā)展，很多事業(yè)單位也逐漸采用精細化管理方式進行管理。醫(yī)院中的檔案精細化管理指的是按照規(guī)范的管理方法安排好單位中的各項管理工作，不斷將工作細致化，精益求精，從而達到更好的管理效果。

摘要：為確保醫(yī)院能更有效地推行檔案管理，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，必須不斷改善檔案管理方法。精細化管理是一種新的管理模式，把它運用到檔案管理中可以促使醫(yī)院檔案管理更標準化、規(guī)范化和信息化，進而提升醫(yī)院檔案管理的水平。目前，我國許多公立醫(yī)院都已經(jīng)開始實施精細化管理工作，但是由于很多原因仍然存在一些問題，阻礙了工作進程。因此，為使醫(yī)院檔案管理更好地發(fā)揮作用就需要采取有效策略加以解決。文章通過認識到醫(yī)院檔案管理工作的重要性，剖析醫(yī)院檔案管理工作中存在的不足，探討精細化管理運用于醫(yī)院檔案管理工作的措施，促使醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量得到提升。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案；精細化管理；措施

一、醫(yī)院檔案精細化管理意義

醫(yī)院檔案管理電子化、數(shù)字化是當前醫(yī)療行業(yè)發(fā)展趨勢，檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用日益廣泛，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方法已無法適應(yīng)現(xiàn)代社會信息資源建設(shè)的要求，因此醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化進程必須加快步伐。為了適應(yīng)信息化時代的要求，我國各大醫(yī)院均開展了一系列改革，其中最為重要的就是推進醫(yī)院檔案管理信息化工作，以達到提高管理效率、降低人力成本、提升服務(wù)質(zhì)量的目的。目前，多數(shù)醫(yī)院已采用信息技術(shù)來進行檔案管理，但是由于受到各種條件限制，部分醫(yī)院沒有建立起完善的管理制度，導(dǎo)致信息化程度較低，無法保障數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)穩(wěn)定運行。另外，隨著電子文件數(shù)量增加，電子文件管理工作變得更加復(fù)雜。在信息技術(shù)持續(xù)進步發(fā)展的大環(huán)境中，人們可以通過各種途徑來實現(xiàn)電子文件的歸檔以及保存工作，從而達到高效使用電子文件的目的，極大提高了工作效率和管理水平，促進了醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進一步發(fā)展。但是，在進行檔案管理時，仍然存在著一些亟待解決的問題，其中主要表現(xiàn)為紙質(zhì)文檔存儲效率較低，無法適應(yīng)業(yè)務(wù)需求，從而影響到各項業(yè)務(wù)的正常進行。因此，醫(yī)院對檔案管理也逐漸重視起來，由于醫(yī)院檔案數(shù)量逐漸增多，這就要求醫(yī)院必須融入精細化管理理念，保證各類檔案信息可以更加流暢地匯總與統(tǒng)計，為醫(yī)務(wù)人員開展工作提供全面的數(shù)據(jù)信息與有效的參考依據(jù)，不斷提高工作效率，推動服務(wù)質(zhì)量的提高，更好地為患者服務(wù)，緩解醫(yī)患問題，有助于建立文明和諧的社會關(guān)系。首先，將精細化管理理念運用到醫(yī)院檔案管理工作中，是醫(yī)療服務(wù)獲得高效、優(yōu)質(zhì)、安全開展的重要途徑之一，可顯著提升醫(yī)院檔案管理工作效率。因此，對醫(yī)院檔案管理而言，為促進其工作效率和管理水平的提高，就必須做好科學(xué)的管理工作。其次，可實現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的分類管理，明確各個部門間的相互聯(lián)系，確保每個職能部門發(fā)揮其最大效用，使醫(yī)院整體檔案系統(tǒng)的運轉(zhuǎn)更加高效。最后，優(yōu)化管理流程，既能使管理效率提高，又能減少無謂的重復(fù)投入和人力成本。采用科學(xué)方法對不同種類的文檔進行處理，避免出錯或者漏報等問題。通過醫(yī)院檔案管理的合理設(shè)計，促進檔案管理流程更簡潔，充分利用信息技術(shù)促進醫(yī)院檔案更完善的管理，形成檔案資料數(shù)據(jù)庫，為醫(yī)務(wù)人員日常工作提供數(shù)據(jù)支持，顯著提升了工作質(zhì)量，有效節(jié)省了工作時間，促進醫(yī)務(wù)人員工作更有條理，精簡了工作內(nèi)容，緩解了工作壓力。

二、醫(yī)院人事檔案精細化管理存在的問題

1.對檔案精細化管理的重視程度不夠在現(xiàn)代醫(yī)學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的今天，電子病歷在我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。電子病歷是現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于臨床醫(yī)學(xué)領(lǐng)域的產(chǎn)物，是實現(xiàn)患者“無紙化”診療的必然要求，電子病歷能夠為醫(yī)療決策的制定提供科學(xué)依據(jù)，也是醫(yī)院信息化建設(shè)中一項基礎(chǔ)性工作。因此，加強電子病歷研發(fā)顯得尤為重要。國內(nèi)的電子病歷還處于初級階段，基本還是依靠人工輸入的方式進行保存等傳統(tǒng)方式?，F(xiàn)階段，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會生活各個方面，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使人們的思維方式、行為模式發(fā)生了很大變化，電子病歷逐漸普及應(yīng)用。醫(yī)學(xué)信息的傳遞方式也由紙質(zhì)為主向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化水平發(fā)展，醫(yī)學(xué)知識也在不斷更新變化，要求檔案管理必須跟上時代的步伐。但是，在很長一段時間內(nèi)，我國檔案管理都是以經(jīng)驗管理為主，對其并沒有給予足夠的關(guān)注和重視。大多數(shù)醫(yī)院管理者認為，只要把醫(yī)療工作做好，自然會帶動醫(yī)院的良好發(fā)展，忽視了人事檔案管理建設(shè)對提高醫(yī)療水平的促進作用，更忽視了精細化管理對促進檔案工作與醫(yī)療服務(wù)之間的關(guān)系。因此，醫(yī)院管理層必須充分認識人事檔案精細化管理的重要性，給予人事檔案管理精細化工作足夠的關(guān)注與重視。2.人事檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理，缺乏專業(yè)的知識素養(yǎng)醫(yī)院人事檔案具有數(shù)量多、專業(yè)性、機密性等特點，對于醫(yī)院來說是極其重要的信息資料。隨著醫(yī)療改革的不斷深入和醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)市場化程度不斷提高，醫(yī)院日常運營所面臨的挑戰(zhàn)也越來越大，所以有必要對醫(yī)院科學(xué)管理進行關(guān)注。檔案管理精細化是現(xiàn)代醫(yī)院管理重要組成部分，其精細化管理水平高低直接關(guān)系到醫(yī)院整體水平的提升和長遠發(fā)展。然而，現(xiàn)階段許多公立醫(yī)院都存在檔案管理方面的問題，導(dǎo)致醫(yī)院各項管理工作無法順利進行，怎樣更好地做好醫(yī)院檔案管理，已經(jīng)成了醫(yī)院管理者急需解決的問題之一。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)《干部人事檔案工作條例》要求，建立一套科學(xué)、健全的檔案管理制度，以達到“人無我有”，強化人力資源管理。當前國內(nèi)許多醫(yī)院都已開始推行全員崗位責(zé)任制，但是尚未形成一套完整、高效的管理模式，檔案收集范圍應(yīng)當包括人事任免材料、獎懲情況、職工培訓(xùn)資料等，其中人事管理信息主要包括學(xué)歷、職稱、職務(wù)等級、工資待遇等。人事檔案是一個單位發(fā)展歷史的縮影，其重要性不言而喻。應(yīng)當每千份文件就要有1名檔案管理人員，以確保整卷檔案資料的內(nèi)容完整，檔案保管期限通常在13年，這需要醫(yī)院實現(xiàn)專人管理，管理人員要具備相關(guān)管理能力與專業(yè)知識素養(yǎng)。但傳統(tǒng)的管理制度存在著很多不足，導(dǎo)致很多醫(yī)院的檔案在具體的運用過程中有相當大的比例不能滿足人們?nèi)粘５氖褂眯枰?，造成資源嚴重浪費，導(dǎo)致一些工作人員離職，所以如何對現(xiàn)有的檔案資源進行合理利用是非常重要的。3.人事檔案管理方法落后，管理效率低作為一所知識密集、人員眾多的醫(yī)院，檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重點和難點。醫(yī)院人員流動十分頻繁，需要管理人員不斷提升工作與管理效率，運用先進管理方法，強化人事檔案管理工作。為了實現(xiàn)這一目標，需要建立一套行之有效的管理機制，確保其能夠正常運轉(zhuǎn)，因此在檔案管理的實際工作過程中，應(yīng)該重視制度建設(shè)和創(chuàng)新。當前，我國醫(yī)院人事檔案管理觀念落后，管理機制不完善，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人們的思想觀念發(fā)生了很大變化，這對醫(yī)院檔案工作提出了更高的要求。然而，當前大多數(shù)醫(yī)院仍沿用傳統(tǒng)管理方法，這一管理模式有許多弊端。例如，檔案管理方式落后、缺乏現(xiàn)代化管理手段、工作人員專業(yè)素質(zhì)不高，無法滿足現(xiàn)代社會發(fā)展需求；管理人員流動性較大，不利于整體管理水平的提升；缺少科學(xué)的激勵機制。另外，還會發(fā)生離職人員信息未被徹底刪除、工作態(tài)度無法改善等問題。再加上有些醫(yī)院因為不注重檔案管理或者忽略人才的引進與培訓(xùn)等，導(dǎo)致一些員工流失的情況屢見不鮮。同時，新入職人員信息錄入不夠及時等，也很容易造成人員檔案混亂，影響了醫(yī)院人事管理工作效率，因此醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)工作開展得好，對于醫(yī)務(wù)人員更加高效和方便的工作有著非常重要的作用。

摘要：精細化管理對加快檔案工作效率，解決傳統(tǒng)檔案管理中的問題有重要的價值。運用精細化方式進行事業(yè)單位檔案管理工作，可以實現(xiàn)對檔案管理各個環(huán)節(jié)的分解，解決傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理中問題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；精細化；問題分析

精細化是事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展方向，本文圍繞目前事業(yè)單位檔案管理工作中表現(xiàn)出弊端，闡述精細化對事業(yè)單位檔案管理工作的重要價值，以事業(yè)單位檔案管理為目標，創(chuàng)新使用有效的事業(yè)單位檔案管理工作方法。

一、事業(yè)單位檔案精細化管理存在的主要問題

(一)缺乏有效的規(guī)章制度。事業(yè)單位檔案精細化管理缺乏有效的制度保障，現(xiàn)有的制度沒能從精細化管理的角度進行有效要求，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作缺乏完善的制度用于日常操作參考，致使不少事業(yè)單位的部門沒能重視開展檔案的精細化管理工作。例如，事業(yè)單位現(xiàn)行檔案管理制度對檔案管理主體、客觀、項目、時間、形式與規(guī)格等標注不完善，缺乏必要的檔案管理實例分析，不到有效突破傳統(tǒng)檔案管理方式阻礙，沒能在科學(xué)的制度保障下提高檔案管理的規(guī)范性，影響了檔案的質(zhì)量，同時也不利于給檔案管理提供指導(dǎo)依據(jù)，無法有效解決傳統(tǒng)檔案管理中的現(xiàn)實問題。(二)信息化應(yīng)用程度較低。事業(yè)單位檔案管理的信息化應(yīng)用程度較低，現(xiàn)有的管理手段不能夠符合其管理的要求，嚴重阻礙其進行有效發(fā)展。第一，有些單位因資金問題或其他原因，沒有現(xiàn)金的檔案管理設(shè)備，現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)不利于提高檔案管理工作水平，影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，不能促進檔案資源的深度挖掘。其次，事業(yè)單位在檔案管理設(shè)備的更新投入方面缺乏計劃性，不注重長期經(jīng)常性的更新檔案管理設(shè)備，不能開發(fā)相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備與軟件存在滯后問題。第三，當前事業(yè)單位還缺乏完善的檔案管理體系，檔案管理工作不能按照標準化的方式開展，這使得檔案管理工作的效率相對較低。(三)檔案資源利用率較低。當前事業(yè)單位檔案資源的利用率較低，不少事業(yè)單位的檔案管理沒能從提高利用率的角度進行改進，現(xiàn)有的檔案管理手段不滿足檔案使用服務(wù)的需求。例如，檔案管理的功能性發(fā)展滯后，這造成檔案管理工作理念的落后，沒能有效發(fā)揮各級檔案管理人員職能，影響了檔案管理工作的有效性。其次，檔案管理工作的流程優(yōu)化不足，傳統(tǒng)的檔案報送與傳遞方式影響了檔案提供的效率，不利于檔案管理部門及時有效的獲得相關(guān)信息。第三，有針對性的提供檔案資源，已經(jīng)成為促進檔案精細化管理的重要手段，我國事業(yè)單位在個性化服務(wù)方面還處在初級起步階段。

二、精細化對事業(yè)單位檔案管理價值

【摘要】本文從醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀入手，指出醫(yī)院檔案管理存在的不足，提出引入6S精細化管理理念的建議，結(jié)合工作實際，分析6S精細化管理在醫(yī)院檔案管理中的具體應(yīng)用措施。

【關(guān)鍵詞】6S精細化管理；醫(yī)院檔案管理

檔案可為醫(yī)院提供基礎(chǔ)保障，發(fā)揮著參謀、助手等重要作用。就管理理論而言，當前部分醫(yī)院的檔案管理工作存在檔案不受重視、檔案管理設(shè)施不配套、檔案管理信息化不足、檔案管理人員素養(yǎng)良莠不齊等問題，需醫(yī)院提高重視，創(chuàng)新檔案管理理念與機制，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

在醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展中，形成了大量的檔案資料，包括文書資料、影像信息、人事檔案、財務(wù)報表、設(shè)備檔案及病歷信息等，可為醫(yī)院文化建設(shè)、醫(yī)療科研、經(jīng)營管理等工作提供支持，為醫(yī)院的管理決策提供參考，有助于醫(yī)院的穩(wěn)定健康發(fā)展。就醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀而言，部分醫(yī)院管理者缺乏對醫(yī)院檔案管理的重視，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作出現(xiàn)諸多問題，表現(xiàn)出粗放化特征，影響其作用的發(fā)揮，具體體現(xiàn)在以下幾方面：第一，檔案管理設(shè)施不配套，受醫(yī)療用房緊缺的影響，部分醫(yī)院檔案室小且狹窄，配置的硬件設(shè)施陳舊，不能有序全面地留存醫(yī)院的各項檔案資料，易引發(fā)丟失、遺漏等問題。第二，檔案管理信息化不足，部分醫(yī)院缺乏檔案管理意識，仍舊采用傳統(tǒng)人工方法開展檔案管理工作，未與醫(yī)療信息系統(tǒng)有效對接，導(dǎo)致檔案管理與醫(yī)院日常工作脫節(jié)，影響檔案管理作用的發(fā)揮。第三，檔案管理人員素養(yǎng)良莠不齊，由于部分醫(yī)院忽視檔案管理工作，在人員選拔時，將其作為“福利”崗位，優(yōu)先選拔院內(nèi)快退休的老職工，未招聘檔案管理專業(yè)的職工，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作不夠規(guī)范化、科學(xué)化，難以為醫(yī)院發(fā)展提供服務(wù)。

二、6S精細化管理分析

編者按：本論文主要從宣傳保密教育,樹立涉密檔案精細化管理理念；精細涉密檔案管理制度；精細責(zé)任；精細日常管理等進行講述，包括了對制度的行為要求,執(zhí)行責(zé)任,操作程序,監(jiān)督措施等方面進行細化完善、人是有責(zé)人感的,只要環(huán)境適當,人們不僅會承擔(dān)責(zé)任、對涉密檔案進行精細化管理,是做好涉密檔案保密,維護檔案安全的科學(xué)方法等。具體資料請見：

【摘要】通過公司采取的一系列方法、手段管理涉密檔案,探索精細化管理在涉密檔案管理中的應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】精細化涉密檔案管理者

精細化管理是細節(jié)觀念的理論化、系統(tǒng)化、實踐化,是細節(jié)觀念在管理領(lǐng)域的升華。它使細節(jié)觀念充分深刻地融入到管理之中,使細節(jié)觀念充分、深入地在管理實踐中發(fā)揮作用。時代需要精細化管理,精細化管理也非常適應(yīng)當今的需要。在涉密企業(yè)里都存有大量不同密級的各類涉密檔案,并隨著企業(yè)生產(chǎn)的發(fā)展,規(guī)模的擴大而不斷產(chǎn)生更多不同價值的涉密檔案,在當今的信息時代,先進的技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)為收集和使用各類檔案信息提供了方便,同時也增加了內(nèi)容敏感的涉密檔案管理的難度。使用互聯(lián)網(wǎng)、電話、手機、傳真機、復(fù)印機等辦公自動化設(shè)備,稍有不慎,就會導(dǎo)致泄密,給國家和企業(yè)帶來隱患或不可彌補的損失。因此,如何加強涉密檔案的管理是每個涉密企業(yè)的重要工作之一。細節(jié)決定成敗。我們公司在涉密檔案管理中實施精細化管理,科學(xué)地維護和利用了涉密信息、檔案,為國家和企業(yè)創(chuàng)造了潛在的價值。

一、宣傳保密教育,樹立涉密檔案精細化管理理念

對企業(yè)全體員工進行普法保密教育,宣貫《保密法》。保密是每個公民應(yīng)該履行的義務(wù),尤其是對涉密檔案管理者。因其特殊的工作崗位和身份,了解企業(yè)涉密檔案內(nèi)容較多,企業(yè)涉密檔案有無失泄,跟檔案管理者保密責(zé)任有著重大的關(guān)系,直接影響到企業(yè)保密工作的好壞。因此,要對涉密檔案管理者及承載場所和載體進行精細化規(guī)范,統(tǒng)一管理,定期培訓(xùn)保密法律法規(guī),學(xué)習(xí)《檔案法》、《國家秘密管理規(guī)定》、計算機、網(wǎng)絡(luò)保密防范技術(shù)知識,了解各類涉密檔案的保管和利用,各種密級檔案及其知悉范圍,要懂保密,會保密,善保密,努力提高通過計算機、網(wǎng)絡(luò)等介質(zhì)泄密的識別能力和防范處置能力,可以通過保密知識手冊、知識競賽、宣傳欄、組織觀看泄密案例教育片等形式對檔案管理者進行保密教育和保密提醒,增強保密意識,提高敏感性和責(zé)任心,在工作中自覺遵守保密原則,時刻牢記“敵人就在你身邊,泄密就在一瞬間”。用高度的保密意識和理念,及時發(fā)現(xiàn)泄密隱患,堵塞泄密漏洞。用嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)把守住企業(yè)的每個秘密。